Trong bối cảnh doanh nghiệp còn đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số, Bộ công cụ ViPA do Viện Năng suất Việt Nam phát triển được kỳ vọng có thể giúp “bắt bệnh” cho doanh nghiệp và đưa ra lộ trình chuyển đổi phù hợp với từng doanh nghiệp.
Lúng túng giữa “ma trận” chuyển đổi số
“Dưới góc độ cá nhân, tôi đang lo lắng một điều là hiện nay, doanh nghiệp có thể đang bị đi theo trào lưu: thấy mọi người làm chuyển đổi số thì mình cũng chuyển đổi số trong khi có thể chưa hiểu gì về khái niệm này. Điều ấy sẽ rất nguy hiểm và gây ra sự lãng phí lớn về nguồn lực cho doanh nghiệp”, ông Cao Hoàng Long, Trưởng phòng Giải pháp quản lý và đổi mới sáng tạo, Viện Năng suất Việt Nam, người đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong các vấn đề nâng cao năng suất từ nhiều năm nay, bày tỏ lo ngại khi nói về những nguy cơ doanh nghiệp có thể gặp phải và lý do ra đời của bộ công cụ ViPA trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng được nhắc đến nhiều hơn ở Việt Nam hiện nay.
Theo “Đánh giá Kinh tế Việt Nam thường niên 2019: Cải thiện năng suất lao động trong bối cảnh kinh tế số” của Đại học Kinh tế Quốc dân, trong khoảng 10 năm tới, kinh tế số đóng góp từ 7-16,5% trong 100% tốc độ tăng trưởng của năng suất lao động tổng thế. Bởi vậy “việc chuyển đổi số với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay gần như là một yếu tố bắt buộc, chúng ta càng tiếp cận nhanh với quá trình này bao nhiêu thì càng tốt bấy nhiêu”, nhất là trong bối cảnh năng suất của nền kinh tế Việt Nam còn thấp, tính đổi mới sáng tạo và khả năng cạnh tranh chưa cao, ông Cao Hoàng Long nhận định trong một hội thảo về năng suất đầu tháng 10.
Song càng đi khảo sát tại các doanh nghiệp thì các chuyên gia của Viện Năng suất càng nhận thấy một thực tế: nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, như “đang đi giữa rừng rậm của chuyển đổi số”, mất phương hướng và không biết bắt đầu như thế nào”. Nguyên do là bởi, không chỉ hạn chế về đội ngũ nhân sự có chuyên môn về kỹ thuật, công nghệ thông tin, tự động hóa, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loanh quanh trong các cách thức làm việc cũ với khách hàng và nhà cung ứng, bỡ ngỡ với các thuật ngữ của chuyển đổi số, thậm chí nhầm lẫn giữa chuyển đổi số với việc đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại, khiến cho doanh nghiệp dù bỏ ra tiền tỉ để mua phần mềm này, giải pháp kia nhưng rốt cục lại “tiền mất tật mạng”. Một ví dụ “đau thương” đã được ông Long chứng kiến trong quá trình làm việc với các doanh nghiệp là “chúng tôi biết có doanh nghiệp bỏ ra đến cả triệu euro để mua dây chuyền công nghệ hiện đại nhất của Đức trong lĩnh vực họ làm, thế nhưng lại không có khái niệm gì về chuyển đổi số, sản xuất thông minh nên vẫn cử một nhóm công nhân ghi chép lại số liệu từ các bảng điều khiển của thiết bị, sau đó lại dùng excel để tính toán, phân tích. Dù dữ liệu từ thiết bị ra rất chi tiết, từ bộ đếm sản lượng, phân loại sản phẩm lỗi đến chỉ số hiệu suất thiết bị, song các số liệu này hoàn toàn độc lập và không có sự kết nối giữa các thiết bị với nhau, không có kết nối đối với các phương pháp quản trị doanh nghiệp. Vì thế dù bỏ tiền ra đầu tư công nghệ, cơ sở vật chất hiện đại nhưng cuối cùng dùng dữ liệu để làm gì thì doanh nghiệp lại không biết”.
Các trường hợp như vậy rất phổ biến, ví dụ lãnh đạo doanh nghiệp cũng rất mong muốn có thể chuyển đổi số, tuy nhiên lại nghĩ đơn giản chuyển đổi số chỉ là áp dụng phần mềm để quản lý, điều hành. Vì vậy họ đã thuê một công ty viết phần mềm giúp quản lý kế hoạch sản xuất. “Và khi đưa phần mềm vào thì ngay lập tức quá trình sản xuất của doanh nghiệp... bị đảo lộn hoàn toàn. Bởi phần mềm thì hiện đại, ổn định song hoạt động sản xuất thực tế của doanh nghiệp này lại thường xuyên thay đổi và dẫn đến hệ quả tất yếu là không giải quyết được vấn đề gì mà công nhân thì “kêu trời””, ông Long cho biết.
Tình huống này phần lớn tập trung vào doanh nghiệp vừa và nhỏ. “Đáng nhẽ ra họ phải tối ưu được các quá trình sản xuất hiện tại đã, dù làm thủ công thôi nhưng phải chuẩn và bài bản, rồi sau đó tối ưu hóa hoạt động quản trị của mình thì phần mềm đưa vào mới có giá trị. Nếu như không có cách tiếp cận đúng với chuyển đổi số thì chắc chắn sẽ dẫn đến nhiều sai lầm và lãng phí, dù có máy móc, công nghệ mới đấy nhưng cuối cùng về bản chất không giúp ích được gì cho doanh nghiệp”, ông Long phân tích. Với thực tế các doanh nghiệp này rất ít đầu tư vào R&D, ông cho rằng nếu hướng đến sản xuất thông minh hoặc chuyển đổi số ngay thì sẽ vô cùng nan giải mà phải có một lộ trình cụ thể. “Điều doanh nghiệp cần nhất bây giờ là có được một chuyên gia nào đó nhìn vào tổng thể hiện trạng của doanh nghiệp mình, đánh giá kết quả và vẽ ra cho họ một lộ trình chuyển đổi số theo từng giai đoạn”, ông nhận định, “trước hết, yếu tố quan trọng nhất là doanh nghiệp phải hiểu rõ được năng lực thực tại của mình”.
Cho đến nay, Bộ công cụ ViPA đã đánh giá online cho khoảng 200 doanh nghiệp trong nước và một số nước thành viên thuộc Tổ chức Năng suất Châu Á, cũng như được các chuyên gia Viện Năng suất sử dụng để đánh giá trực tiếp cho khoảng 50 doanh nghiệp Việt Nam. “Dù số lượng chưa nhiều nhưng kết quả cho thấy mức độ sẵn sàng cho chuyển đổi số của doanh nghiệp còn rất thấp. Có những mục quan trọng như chiến lược cho chuyển đổi số hay hoạt động nghiên cứu phát triển liên quan đến quản lý đổi mới sáng tạo nhưng nhiều doanh nghiệp hoàn toàn không có. Do vậy nên việc phải xác định được một lộ trình càng quan trọng hơn”.
Ông Cao Hoàng Long
Trước bài toán không đơn giản ấy, cuối năm 2019, Viện Năng suất đã phát triển Bộ công cụ ViPA để đánh giá mức độ sẵn sàng với Công nghiệp 4.0 của các doanh nghiệp Việt Nam nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và xác định vị trí của mình trong quá trình chuyển đổi số, khả năng duy trì lợi thế cạnh tranh và mức độ sẵn sàng cho sản xuất thông minh. Sau khoảng bốn tháng xây dựng, Bộ công cụ ViPA đã ra đời, trở thành một trong những bộ công cụ đầu tiên đánh giá doanh nghiệp trong lĩnh vực này và được đưa vào áp dụng miễn phí trong chương trình hỗ trợ doanh nghiệp tăng trưởng năng suất và tiếp cận cách mạng công nghiệp 4.0 của Bộ KH&CN.
Trao “liều thuốc” hữu hiệu cho doanh nghiệp
Là một trong thành viên tham gia vào dự án nghiên cứu, ông Long nói vui, ViPA giống như một bộ công cụ “khám sức khỏe tổng quát” cho doanh nghiệp. “Để tiếp cận chuyển đổi số thì thay vì đi theo trào lưu, đầu tiên doanh nghiệp phải “khám sức khỏe” để biết “bệnh” của mình đã. Khi biết được bệnh rồi thì lúc này các chuyên gia từ nhiều bộ, ngành khác nhau mới có thể tư vấn cho doanh nghiệp "liều thuốc" hiệu quả để giải quyết vấn đề. Trước đây chưa có cuộc khám sức khỏe tổng quát nào như vậy nên doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào việc sản xuất kinh doanh là chính”, ông Long cho biết.
Để thực hiện cuộc khám sức khỏe ấy, Bộ công cụ ViPA đã được xây dựng với hai phiên bản để đánh giá online và trực tiếp năng lực sản xuất kinh doanh, năng lực kỹ thuật và năng lực chuyển đổi số của doanh nghiệp dựa trên bốn trụ cột chính: Quản lý doanh nghiệp, Quản lý Năng suất, Nền tảng cơ sở vật chất cho chuyển đổi số và Sản xuất thông minh. Trong đó, mỗi trụ cột này lại được chia thành 4 nội dung nhỏ hơn, tạo thành 16 tiêu chí: sự lãnh đạo, khách hàng, nguồn nhân lực, văn hóa đổi mới, tiêu chuẩn/công cụ quản lý, mức độ áp dụng, đo lường hiệu suất, nền tảng cơ sở vật chất, chiến lược cho chuyển đổi số của doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển đổi số trong doanh nghiệp, quản lý hoạt động đổi mới sáng tạo, sử dụng cảm biến để giám sát quá trình, xây dựng các giải pháp CNTT để khai thác và quản lý dữ liệu, tổng hợp và xây dựng cơ sở dữ liệu dựa trên nền tảng dự toán đám mây, ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 để khai thác dữ liệu và quản lý doanh nghiệp. Khi sử dụng để đánh giá trực tiếp tại cơ sở của doanh nghiệp, bộ tiêu chí tiếp tục được chia nhỏ hơn nữa thành 64 tiêu chí.
Lý giải về việc lựa chọn những tiêu chí này, ông Long nói, đây là những tiêu chí xoay quanh gần như tất cả lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, từ vấn đề tài chính, con người, thiết bị, công nghệ đến phương pháp quản trị. “Chẳng hạn, với trụ cột thứ nhất về quản lý doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cần xác định các nguyên tắc quản lý cần thiết cho doanh nghiệp của mình, bởi vậy sẽ cần đánh giá xem tầm nhìn, chính sách, mục tiêu của doanh nghiệp này như thế nào. Hay với trụ cột thứ hai về quản lý năng suất, muốn tiến tới sản xuất thông minh thì việc đầu tiên cần làm là tối ưu hóa quá trình sản xuất, bởi vậy sẽ cần đánh giá xem doanh nghiệp thực hiện việc theo dõi, đo lường các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình ra sao, có áp dụng các tiêu chuẩn hay chưa. Hoặc với trụ cột sản xuất thông minh, cần phải xem việc sử dụng dữ liệu lớn, kết nối các dữ liệu, luồng thông tin trong nhà máy như thế nào, có cơ sở để thực hiện việc chuyển đổi nhà máy từ sản xuất truyền thống sang sản xuất thông minh hay không.”, chuyên gia Viện Năng suất giải thích.
Sau khi đánh giá với Bộ công cụ ViPA, các chuyên gia sẽ đưa ra một báo cáo chi tiết và có những khuyến nghị cụ thể cho hoạt động chuyển đổi số của doanh nghiệp theo từng giai đoạn. «Có thể sẽ có rất nhiều thứ cần thay đổi nên chúng tôi sẽ cùng với doanh nghiệp lựa chọn ra 10 KPI (chỉ số đo lường hiệu quả) và gán những trọng số ưu tiên, để xác định xem trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn sẽ làm gì. Mỗi lộ trình chuyển đổi số sẽ được thiết kế sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp. Đó chính là mục đích của bộ công cụ ViPa”, ông Long cho biết.
Để xây dựng bộ công cụ này, các chuyên gia đã nghiên cứu hai bộ công cụ đánh giá doanh nghiệp khác là SIRI của Singapore và iBench của Đài Loan, “tuy nhiên, đây là hai nước đã có nền tảng cho chuyển đổi số cao hơn Việt Nam rất nhiều nên khi áp dụng để đánh giá doanh nghiệp Việt Nam thì không phù hợp”. Bởi vậy, các tiêu chí của Bộ ViPA đã được xây dựng từ những kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia được đào tạo về sản xuất thông minh, chuyển đổi số và đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, rất hiểu quá trình hoạt động và các vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam gặp phải. Sau khi có dự thảo, nhóm cũng phối hợp với các chuyên gia từ Đài Loan, các đơn vị cung cấp thiết bị cho sản xuất thông minh, phát triển phần mềm và các giáo sư tại các trường Đại học như Ngoại thương, Kinh tế Quốc dân, Bách khoa để cùng góp ý hoàn thiện bộ chỉ số.
Dù phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, tuy nhiên nhóm chuyên gia cũng cho biết, bộ tiêu chí mới ở mức độ cơ bản và sẽ tiếp tục được nghiên cứu để “đánh giá kết quả của cả 64 tiêu chí để xem nên bổ sung hoặc loại bỏ tiêu chí nào không. Trong tương lai, khi các cộng đồng doanh nghiệp đã thích ứng tốt với chuyển đổi số ở Việt Nam rồi thì bộ công cụ đánh giá cũng sẽ cần phải được nâng cấp hơn nữa như thêm các tiêu chí về phát triển bền vững hoặc năng suất xanh”, ông Cao Hoàng Long cho biết.