Dùng máy tính bảng bán bún ốc

Bề ngoài, quán của bà Đào Tuyết Mai không có gì khác biệt so với những hàng bún ốc khác ở Hà Nội, trừ một hình ảnh: Các nhân viên chạy bàn thay vì cầm giấy bút thì mỗi người cầm một máy tính bảng và nhập tại chỗ yêu cầu của khách. Thông tin gọi món được nhập vào hệ thống và bộ phận bếp lập tức nhận được thông tin để phục vụ. Công việc của nhân viên thanh toán cũng trở nên đơn giản vì chỉ xuất và in hóa đơn khi khách ăn xong.

Chủ quán cho biết, bà có công việc chính ở văn phòng, phải tuân thủ giờ hành chính. Làm thế nào để đảm bảo giờ giấc cơ quan, có thể đi công tác xa mà vẫn quản lý được cửa hàng là điều bà Tuyết Mai trăn trở. Tham khảo một số bạn kinh doanh hàng ăn khác và được các công ty công nghệ tư vấn, bà thử dùng phần mềm quản lý bán hàng, nhưng thử đến 4 sản phẩm vẫn không ưng ý nên đã đặt một công ty uy tín thiết kế phần mềm riêng cho quán mình.

Sau khi chạy thử thấy hài lòng, bà Tuyết Mai quyết định mua trọn gói với giá 16 triệu đồng và trả thêm 2 triệu đồng cho mỗi máy tính bảng được cài vào hệ thống. Mỗi khi cần cập nhật thông tin mới hay sửa bất kỳ lỗi gì, công ty cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện miễn phí.

Ứng dụng mới có tên là Queenbee này đã thay đổi hoàn toàn cách vận hành của quán. Bà Tuyết Mai chia sẻ: “Trước đây vào buổi trưa, khách tới cấp tập, chúng tôi không kịp trở tay. Cửa hàng chia thành nhiều khu nhỏ, nhân viên cầm giấy chạy từ khu này sang khu kia, giấy gọi món của các bàn cứ chồng lên nhau. Khách muốn gọi thêm hoặc đổi món, nhân viên phải lục tung cả tập lên để tìm, làm đảo lộn thứ tự khiến khách đến trước lại không được phục vụ trước”. Hiện nay, các món khách gọi sẽ được nhập về hệ thống máy chủ ở quầy thanh toán. Bàn nào ghi trước mặc định sẽ làm trước. Nếu khách chuyển bàn, chỉ cần cập nhật vào hệ thống, máy sẽ in ra một hóa đơn khác.

“Không cần có mặt ở quán, chỉ theo dõi qua điện thoại tôi cũng biết rõ trưa đó, tối đó doanh thu là bao nhiêu, món nào bán được nhiều nhất, bàn nào trống, bàn nào khách đang ăn và bàn nào có hóa đơn cao nhất” - bà Tuyết Mai nói và cho biết thêm, một người bạn của bà là chủ quán xôi đông khách trên phố Nguyễn Hữu Huân - quận Hoàn Kiếm cũng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tương tự.

Các giải pháp công nghệ số giúp quản lý bán hàng ngày càng được sử dụng đại trà tại các đơn vị kinh doanh nhỏ và siêu nhỏ như hàng ăn, quán nước, hiệu tạp hóa, shop thời trang…, không chỉ do các ông bà chủ nhận ra sức mạnh vượt trội của công nghệ mà quan trọng là chi phí cho khoản đầu tư này ngày càng rẻ. Nếu như trước đây, chỉ các doanh nghiệp lớn mới có thể mua công nghệ quản lý với chi phí khổng lồ cho hạ tầng và nhân lực vận hành thì nay, số tiền cần bỏ ra vừa với khả năng thanh toán của bất cứ hộ kinh doanh nào. Với công nghệ điện toán đám mây, các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ không cần tốn tiền mua công nghệ mà chỉ cần thuê, công ty cung cấp dịch vụ sẽ trao cho họ một tài khoản để sử dụng và hỗ trợ quản lý thông tin.

Bà Lý Hồng Tám - chủ một cửa hàng quần áo trên phố Đội Cấn, quận Ba Đình, Hà Nội - cho biết đang quản lý việc kinh doanh bằng một ứng dụng được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây. Do bà mua gói dịch vụ 5 năm, mức phí phải trả chỉ 199.000 đồng mỗi tháng.

Thay vì hằng ngày phải nhập tất cả các mã hàng bằng Excel xem tồn bao nhiêu, giá nhập, giá bán, chi phí thế nào để từ đó tính ra phần trăm lãi suất hằng tháng thì với ứng dụng kể trên, tất cả các công việc đều được rút ngắn. Hệ thống bán hàng sẽ tự động thống kê số liệu trong từng mục riêng.

Giải pháp này cũng giúp bà Tám quản lý khách hàng, theo dõi lượng khách quen, khách mới. Sự minh bạch của hệ thống cũng giúp bà chủ kiểm soát, đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ nhân viên một cách dễ dàng hơn.

Bà Tám cho biết, rất nhiều shop thời trang trong khu vực cũng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tương tự. Không chỉ giá rẻ, dễ dùng và tiện lợi, giải pháp công nghệ này còn phù hợp với cả những cửa hàng chật hẹp nhất, bởi người dùng không bị phụ thuộc vào một máy tính nhất định. Điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng nối mạng là tất cả những gì họ cần.