DotB EMS: Quản lý toàn diện cơ sở giáo dục, trường học

“Hệ sinh thái” giải pháp

Là tổ chức chuyên cung cấp các dịch vụ và sản phẩm trong lĩnh vực giáo dục và công nghệ thông tin như đào tạo và cấp chứng chỉ ngôn ngữ Anh, mỗi ngày, tổ chức giáo dục IIG Việt Nam cần phải tiếp cận và thu thập một lượng lớn dữ liệu. Song, với sự gia tăng đáng kể về khối lượng dữ liệu, việc phân phối và quản lý lịch sử thông tin trở thành một bài toán “đau đầu” đối với tổ chức này. Bên cạnh những khó khăn liên quan đến việc quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, những thách thức mà trung tâm giáo dục này gặp phải còn nằm ở việc dữ liệu bị trùng lặp, không được bảo mật và khó chia sẻ; dữ liệu trên hệ thống lưu trữ của IIG còn thiếu tính nhất quán và đồng bộ, dẫn đến nhiều rủi ro trong việc sai sót thông tin. Không chỉ vậy, do quy trình quản lý dữ liệu chưa được tối ưu hóa, cơ sở giáo dục này cũng mất nhiều thời gian và tiêu tốn chi phí và nhân lực cho các hoạt động lặp đi lặp lại.

Bài toán quen thuộc này không chỉ diễn ra ở IIG mà còn là bài toán mà hầu như bất kỳ cơ sở giáo dục nào, từ các trung tâm tiếng Anh, trung tâm tư vấn du học đến các trung tâm gia sư, trường mầm non, trường quốc tế,... phải đối mặt. Khi nói về các giải pháp công nghệ nói chung và các giải pháp cho giáo dục nói riêng, “ba yếu tố chính, đang vận hành và dẫn hướng cho toàn bộ các công ty công nghệ tại Việt Nam và cả Đông Nam Á và châu Á là: chuyển đổi số, trải nghiệm khách hàng, và SaaS – Software as a Service (phầm mềm đóng vai trò là một dịch vụ)”, chị Nguyễn Thọ Thanh Uyên - Giám đốc phát triển kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệ Giáo dục DOTB chia sẻ tại hội thảo thuộc khuôn khổ các hoạt động của Sàn Giao dịch công nghệ năm 2024 do Trung tâm Thông tin và Thống kê Khoa học và Công nghệ TP.HCM (CESTI) tổ chức vào giữa tháng 10.

Trong lĩnh vực giáo dục, khách hàng không chỉ gồm học sinh mà còn là cả phụ huynh, giáo viên, hiệu trưởng, ban giám đốc, và chủ trung tâm. “Trải nghiệm của tất cả những người dùng này sẽ là yếu tố sống còn, bởi khi họ hài lòng, họ mới chọn ở lại và tiếp tục gắn bó với trung tâm hoặc trường học của chúng ta, nhất là khi họ có nhiều lựa chọn khác”, chị Nguyễn Thọ Thanh Uyên nhận định. Song, “hiện tại chưa có nền tảng nào đáp ứng được đúng, đủ và thực sự chi tiết cho toàn bộ nhu cầu đặc thù của ngành giáo dục, bao gồm nghiệp vụ giáo dục cho phụ huynh, học sinh, giáo viên, ban lãnh đạo, và thậm chí là cả các nhân viên bảo vệ, lao công”.

Điều này dẫn đến tình trạng nhiều tổ chức hay cơ sở giáo dục phải sử dụng các hệ thống lẻ tẻ để quản lý thông tin, không chỉ giảm thiểu hiệu quả mà còn gây tốn thời gian và chi phí. Không chỉ gặp phải vấn đề như quá tải khối lượng công việc, các cơ sở còn khó cá nhân hóa được năng lực học viên, đánh giá kết quả chưa chính xác và kịp thời, không kiểm soát được chi phí vận hành, không quản lý được dữ liệu khách hàng, không theo dõi được doanh thu cũng như hiệu quả của hoạt động tuyển sinh. Việc dùng nhiều hệ thống khác nhau cũng khiến các phòng ban hoạt động rời rạc, chưa tạo ra được quy trình và dữ liệu chung.

Đó là lý do sau quá trình tìm hiểu và phát triển, DOTB đã cho ra đời nền tảng DotB EMS (Education Management System) - giải pháp với hơn 30 tính năng và tích hợp nhiều sản phẩm công nghệ như hệ thống tiếp thị và bán hàng đa kênh (Omnichannel), hệ thống quản lý thông tin khách hàng (CRM), hệ thống quản lý thông tin học sinh (SIS), hệ thống quản lý học tập (LMS), hệ thống ứng dụng AI vào học tập trực tuyến (AI Elearning), hệ thống quản lý tài chính và cổng thông tin điện tử nhằm tự động hóa và đáp ứng toàn diện các yêu cầu vận hành và nghiệp vụ tuyển sinh của các đơn vị đào tạo từ quy mô nhỏ cho đến các chuỗi hệ thống đào tạo lớn. Nhờ kinh nghiệm giảng viên tại trường đại học, ThS. Huỳnh Đức Huy - nhà sáng lập và là Giám đốc của DotB rất am hiểu về những yêu cầu của hệ thống thông tin hoc viên đối với một cơ sở giáo dục, và nhờ đó, EMS được xây dựng dựa trên sự tích hợp giữa hai hệ thống chính: hệ thống chăm sóc khách CRM và hệ thống quản lý thông tin học viên SIS, đồng thời được đấu nối với các nền tảng lớp học trực tuyến LMS.

Nghe thì tưởng chừng như không quá khác biệt, song thực tế, DotB EMS đi vào từng quy trình nhỏ để giải quyết các nhiệm vụ khác nhau mà mỗi cơ sở giáo dục riêng biệt lại phải đối mặt. Chẳng hạn, đối với việc thu học phí ở những cơ sở giáo dục tính học phí theo ngày và có chương trình học thử, bài toán cần giải quyết sẽ bao gồm rất nhiều tình huống khác nhau: Học viên học thử xong có học chính thức không? Học được một nửa lại muốn chuyển lớp khác, học viên muốn đổi chương trình,... “Thay vì phải thay đổi thủ công và gây khó cho kế toán và thủ quỹ, cơ sở đào tạo sử dụng DotB EMS chỉ cần nhập dữ liệu là hệ thống sẽ tự tính toán”, chị Nguyễn Thọ Thanh Uyên cho biết. Tương tự như vậy, tất cả các khâu khác từ marketing đến việc xếp lớp cho học sinh, xếp lịch dạy cho giáo viên, điểm danh học sinh, tính chi phí vận hành, gửi báo cáo cho ban quản trị,... đều thực hiện được với một nền tảng duy nhất là DotB EMS. “Điều chúng tôi hướng đến không phải là một sản phẩm đơn lẻ mà là một hệ sinh thái đáp ứng trọn vẹn hành trình của người dùng cuối là học viên, cũng như lợi ích của từng đối tượng trong hành trình”, chị Thanh Uyên cho biết.

Hướng tới giải pháp cá nhân hóa

“Để một hệ thống được chấp nhận, chúng ta không chỉ nói về lợi ích mà phải quan tâm đến những vấn đề thực tế mà các đối tượng này gặp phải, bao gồm cả chi phí đầu tư và trình độ nhân sự có khả năng đáp ứng được hay không”, đại diện của DOTB chia sẻ về một trong những yếu tố để một giải pháp công nghệ được đón nhận. Bên cạnh đó, mỗi cơ sở đào tạo lại có một yêu cầu khác nhau. Chẳng hạn, khác với trung tâm tiếng Anh, một trường mầm non cần phải quản lý thêm rất nhiều hoạt động khác như hoạt động ngoại khóa, menu thức ăn, quản lý thuốc, việc tiêm vaccine, camera lớp học,...

Với các tính năng bao trùm xuyên suốt mọi quy trình, DOTB tự tin rằng giải pháp của họ có thể “lấp đầy” mọi hoạt động cần có của một ngôi trường hay trung tâm giáo dục. Ngay cả khi có thêm yêu cầu đặc biệt phát sinh, DOTB cho biết có thể cá nhân hóa mọi tính năng theo nhu cầu thực tế của một cơ sở đào tạo hoặc thậm chí xây dựng một hệ thống riêng biệt. “Chúng tôi muốn là một mô hình linh hoạt cho tất cả các doanh nghiệp”, chị Thanh Uyên nhấn mạnh. “Linh hoạt ở đây không chỉ nằm ở việc có nhiều tính năng bởi chưa chắc các cơ sở giáo dục đã có nhu cầu dùng hết. DOTB hướng đến việc đồng hành cùng giai đoạn phát triển của các cơ sở đào tạo, từ khi cơ sở đó mới khởi nghiệp cho đến khi nâng dần quy mô học viên”.

Và không chỉ cá nhân hóa hệ thống cho mỗi cơ sở, mục tiêu của công ty công nghệ này còn nằm ở việc cá nhân hóa trải nghiệm học cho từng học viên. Chia sẻ về Learn It - một sản phẩm sắp ra mắt ứng dụng Microlearning (học tập ngắn gọn) tích hợp trí tuệ nhân tạo vào việc tạo nội dung bài giảng và học tập thông qua các bài học ngắn và trò chơi hóa, anh Đỗ Phương Nam - Kỹ sư phát triển dự án - cho biết, ứng dụng AI-Elearning của họ có thể giúp hỗ trợ tạo ra các bài thi từ nội dung của mỗi trung tâm với sự hỗ trợ của AI. Thực tế, hiện nay cũng có không ít các nền tảng khác sử dụng AI để cá nhân hóa lộ trình học của người dùng. Vậy đâu là điểm khác biệt của DOTB? “Chúng tôi tự nhận thấy rằng nền tảng của mình có thể tùy chỉnh được lộ trình học tập của học viên so với các nền tảng khác, nhờ sử dụng AI để tối ưu dựa trên đặc trưng của mỗi học viên”, anh Đỗ Phương Nam cho biết. Bên cạnh đó, hệ thống bài thi và bài tập cũng có thể được tạo ra một cách tự động thành những bài thi chuyên nghiệp như bài thi IELTS, TOEFL, bài thi trung học phổ thông quốc gia hoặc các bài tập nhỏ, câu đó. “Một trong những điểm khác biệt khác là tính năng gamification cho phép tích hợp bảng xếp hạng, tạo động lực để học viên cạnh tranh lành mạnh, hoàn thành các thử thách bài tập”, anh Đỗ Phương Nam cho biết. Bên cạnh đó, sau khi học viên đã làm bài, các tính năng tự động hóa chấm điểm, phân tích học tập sâu, báo cáo năng lực học viên (như chỉ ra các lỗi phổ biến mà học viên đó hay mắc phải) cũng giúp giáo viên tiết kiệm thời gian chấm bài thay vì phải chấm thủ công, phân tích hiệu quả học tập và đưa ra lộ trình cải thiện,...