Các tổ chức, doanh nghiệp nên làm gì để khuyến khích nhân viên tuân thủ những biện pháp bảo mật công nghệ thông tin khi làm việc từ xa?
Nhân viên làm việc từ xa – dù ở nhà, tại văn phòng khách hàng hay đi công tác – thường đồng nghĩa với việc tổ chức phải đối mặt với nguy cơ an ninh mạng gia tăng vì khả năng giám sát và kiểm soát dữ liệu đều giảm sút.
Một số tổ chức yêu cầu nhân viên cài đặt hàng loạt cấu hình bảo mật như mật khẩu an toàn, phần mềm chống vi-rút hoặc mạng riêng ảo (VPN) để mô phỏng môi trường an toàn như ở văn phòng. Các tổ chức khác thì cho phép nhân viên sử dụng thiết bị công nghệ thông tin và đường truyền internet cá nhân. Trong điều kiện như vậy, nhận thức về rủi ro bảo mật và kỹ năng bảo vệ của mỗi cá nhân là vô cùng quan trọng.
TS Phạm Công Hiệp, giảng viên cấp cao, và nghiên cứu sinh (NCS) Nguyễn Nhật Minh thuộc Khoa Kinh doanh và Quản trị, Đại học RMIT, đề xuất ba cách thực tiễn mà doanh nghiệp có thể dùng để nâng cao kỹ năng cá nhân về an ninh mạng cho đội ngũ nhân viên.
1. Làm cho hoạt động đào tạo an ninh mạng hấp dẫn hơn
Để truyền đạt kiến thức và kỹ năng đến nhân viên thì tổ chức ra các chương trình đào tạo là một trong những cách thức cơ bản nhất. Tuy nhiên, các chương trình đào tạo truyền thống kiểu thuyết trình thường khó có thể giúp học viên hiểu hết hậu quả nghiêm trọng của việc vi phạm quy tắc hay thông lệ bảo mật. Nhiều nhân viên cho biết, họ mong muốn hoạt động đào tạo có thể mới mẻ, thích thú hơn.
Để giải quyết vấn đề này, TS Phạm Công Hiệp khuyên doanh nghiệp giúp nhân viên nắm bắt ý nghĩa thực tế của những biện pháp bảo mật bằng cách khuyến khích họ hình dung hậu quả của các sự cố bảo mật.
“Mô phỏng các tình huống an ninh mạng theo dạng trò chơi có thể là những công cụ hữu hiệu để thực hiện điều này. Những tiến bộ gần đây trong công nghệ trò chơi điện tử có thể giúp nội dung đào tạo thú vị hơn với người dùng. Chuyên viên đào tạo có thể đưa các yếu tố trò chơi như huy hiệu thành tích, điểm, cấp độ, bảng xếp hạng, giải thưởng và cốt truyện hấp dẫn vào chương trình huấn luyện”, ông nhận định.
2. Sử dụng mạng xã hội để truyền tải thông điệp an ninh mạng
Các doanh nghiệp thường dùng thư điện tử làm kênh truyền thông chính cho các vấn đề bảo mật, và kỳ vọng nhân viên sẽ chú ý và chủ động thực hiện các biện pháp đề phòng. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy nhiều nhân viên không đọc tin cập nhật về bảo mật qua thư điện tử.
Lý giải điều này, NCS Nguyễn Nhật Minh cho rằng “nội dung truyền tải qua thư điện tử thường khá dài và phức tạp. Do vậy, rất khó để tạo tính tương tác hay nâng cao nhận thức của từng cá nhân về các rủi ro bảo mật. Phương thức này cũng không hiệu quả nếu muốn thu hút sự chú ý của người dùng trong các tình huống khẩn cấp”.
Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức có thể cân nhắc sử dụng mạng xã hội làm kênh truyền thông thay thế khi thiết kế những hệ thống chia sẻ kiến thức về an ninh mạng.
“Với việc các thiết bị di động có cài đặt ứng dụng mạng xã hội ngày càng phổ biến, đây có thể là kênh truyền đạt thông tin bảo mật cập nhật quan trọng và khẩn cấp vào bất kỳ lúc nào. Hơn nữa, thông tin truyền tải qua công cụ mạng xã hội thường trực quan và nhiều hình ảnh hơn nên dễ thu hút chú ý”, TS. Phạm Công Hiệp nhận định.
Ông thấy rằng mạng xã hội cho phép thảo luận nhóm có độ tương tác cao nên sẽ khích lệ nhân viên chia sẻ thông tin về sự cố với nhau. Ông còn nhận thấy rằng người dùng thường lắng nghe lời khuyên và cảnh báo về bảo mật từ đồng nghiệp hơn từ bộ phận công nghệ thông tin.
Tuy vậy, chuyên gia của RMIT cảnh báo các tổ chức nên lường trước rủi ro bảo mật khi dùngmạng xã hội, vì “thông tin bí mật của tổ chức có khả năng bị phơi bày trên các kênh mở và không an toàn”.
3. Sử dụng chuyên gia bảo mật “tại gia”
Trong trường hợp bộ phận công nghệ thông tin không thể đưa ra lời khuyên kịp thời và phù hợp cho những vấn đề chung hoặc bảo mật, các nhân viên có chuyên môn phù hợp trong công ty có thể tham gia hỗ trợ.
Các chuyên gia bảo mật “tại gia” này không làm việc trong bộ phận công nghệ thông tinnhưng là những nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm bảo mật một số mảng chuyên biệt, và sẵn sàng tư vấn cho đồng nghiệp xung quanh. Vì mỗi bộ phận có thể có chính sách bảo mật khác nhau, nên chuyên gia “tại gia” thuộc từng bộ phận có thể hỗ trợ đồng nghiệp của họ đúng lúc và hiệu quả hơn.
Một số tổ chức có thể không đào tạo bài bản về bảo mật công nghệ thông tincho nhân viên mới, nhưng họ nên cân nhắc bổ nhiệm các chuyên gia “tại gia” để truyền đạt cho đồng nghiệp mới những kiến thức và yêu cầu bảo mật liên quan đến từng công việc cụ thể.
“Chia sẻ kiến thức giữa đồng nghiệp là cách bổ trợ trong việc nâng cao kiến thức bảo mật của nhân viên, giúp tăng cường năng lực giải quyết các vấn đề an ninh còn lạ lẫm”, TS. Phạm Công Hiệp nói.
