Cỏ May – cái tên doanh nghiệp nghe rất… nhà quê, bắt đầu xây dựng sự nghiệp bằng chính những thứ nhà quê này của đồng bằng sông Cửu Long: làm lúa gạo, cá basa, và trồng hoa ở vùng Sa Đéc của mình.
Nhưng có một ngày, bỗng xuất hiện một thành viên mới mang tên Cỏ May Automation – với một sứ mệnh đặc biệt: mang công nghệ cao vào giải quyết các bài toán cụ thể của ngành nông nghiệp…
Để không bị lạc hậu
Anh Phạm Minh Thiện kể: “Cỏ May có một nhánh sản xuất thức ăn chăn nuôi. Lúc đó, nhà máy này có hơn 400 công nhân, và làm ăn cũng… ổn. Cho tới một ngày, anh phát hiện nhà máy của đối thủ cạnh tranh của nước ngoài làm rất khác mình. Họ cũng tạo ra số lượng sản phẩm gần bằng với nhà máy của anh, nhưng chỉ có… chưa tới 30 công nhân. Và quan trọng hơn, tỷ lệ hao hụt trong quá trình sản xuất của họ chỉ có 0.1%, còn nhà máy của Cỏ May hao hụt gấp 20 lần con số đó, tròm trèm 2%. Vậy mình làm sao mà kinh doanh cho lại họ đây?”.
Thiện nghĩ hoài, nghĩ hoài. Và anh biết là nếu mình không bắt tay vô tìm giải pháp công nghệ, thì mình lạc hậu hoài, sẽ bị bỏ lại trong cuộc cạnh tranh ngày càng khó khăn này. Thiện đi gặp Trí Mimosa – người đưa tự động hóa vào nông nghiệp. Thiện thử nghiệm đầu tư cho các ý tưởng hiện đại hóa việc nuôi tôm, nuôi cá của các sinh viên trường Nông lâm. Nhưng như vậy chưa đủ, hình như mình phải tự làm thì mới đúng cái nhu cầu cụ thể, và đi nhanh được.
Cỏ May Automation ra đời như vậy. Với hơn 40 kỹ sư chuyên ngành. Quản trị rất đơn giản: tất cả ý tưởng đều có thể được thực nghiệm và triển khai trong toàn bộ hệ thống nhà máy và trang trại của Cỏ May. Mỗi người đều có tiêu chuẩn đi học tập nghiên cứu ở nước ngoài mỗi tháng một ngày, nhưng được cộng dồn hoặc… ứng trước số ngày đi nước ngoài này. “Cố gắng tối đa, vì tôi muốn không chỉ giải quyết được chuyện của doanh nghiệp mình, mà có thể giải quyết khó khăn của cả một ngành liên quan”.
Đo đếm năng suất công nhân chế biến cá
Trong lĩnh vực chế biến cá da trơn đông lạnh xuất khẩu có một bài toán cơ bản, đó là làm sao đo đếm được năng suất làm việc của công nhân chế biến cá một cách chính xác và cho ra kết quả theo thời gian thực. Trước khi đi vào giải pháp, xin mô tả một cách sơ lược thực trạng để độc giả dễ hình dung.
Đầu tiên, người công nhân nhận một rổ cá phile, ví dụ như nặng A kg. Sau đó, người này sẽ xử lý miếng cá, loại bỏ mỡ, gân, mạch máu, da còn sót lại từ khâu lạng da trước đó. Miếng cá sau khi xử lý sẽ nặng khoảng B kg. Tùy tay nghề của mỗi người mà con số B khác nhau. B cao thì nhà máy có lợi, người công nhân được chấm điểm tốt. B thấp thì nhà máy thiệt, người công nhân nhận điểm thấp. Thông số B, tỷ lệ A/B cần được quản lý trong cả nhà xưởng chế biến.
Theo phương pháp truyền thống, để xác định A, B và tính tỷ lệ A/B, nhà xưởng cần có hẳn một đội ngũ, ít nhất gồm một người đặt rổ cá lên cân, một người làm nhiệm vụ thống kê ghi tay số cân cá, một người nhập số liệu ghi tay vào máy tính để chuyển bộ phận tính lương.
Mọi việc sẽ đơn giản nếu chúng ta chỉ có vài công nhân. Thế nhưng khi nhà máy lớn, quy mô hàng trăm công nhân, mỗi công nhân xử lý hàng chục rổ cá mỗi ngày thì lúc này, việc ghi nhận thủ công trở nên dễ sai sót. Không ai dám chắc chắn rằng số liệu ghi nhận là chính xác 100% và nếu có sai sót, việc truy xuất cũng không dễ dàng. Thêm nữa, công nhân muốn biết thành quả của mình hôm nay như thế nào thì nhanh nhất phải đợi số liệu thống kê, tổng hợp vào ngày hôm sau.
Những vấn đề nêu trên có thể được giải quyết trọn vẹn khi nhà máy đưa công nghệ vào áp dụng. Giải pháp được tổ hợp từ ba yếu tố cơ bản sau: (i) Chiếc cân cá truyền thống sẽ được tích hợp thêm thiết bị kết nối để dữ liệu từ mỗi mẻ cân được tự động gửi về trung tâm dữ liệu; (ii) một phần mềm được viết để xử lý dữ liệu từ xưởng cá gửi về theo thời gian thực, tức xử lý ngay khi có dữ liệu và kết quả trả về được tính theo giây; (iii) Một đầu đọc dữ liệu để cung cấp thêm thông tin nhận dạng công nhân; kèm theo đó, mỗi công nhân sẽ được cấp một mã nhận dạng riêng và duy nhất. So sánh một cách ví von gần gũi thì mã nhận dạng tương ứng với số chứng minh nhân dân của mỗi người; khi gõ số chứng minh này vào hệ thống dữ liệu quốc gia, ta có thể biết đầy đủ những thông tin liên quan của người đó; giả định rằng ta có một hệ thống dữ liệu quốc gia và việc truy cập được cho phép.
Với hệ thống nêu trên, thông tin được ghi nhận và xử lý theo thời gian thực. Thông tin giúp đo lường năng suất một cách chính xác. Đo lường được mới có dữ liệu làm nền để cải tiến. Cải tiến được mới nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh.
Giờ đây, ta thử mở rộng ra, thay cá bằng một sản phẩm khác, thay quy trình chế biến cá bằng một quy trình chế biến khác, ví như nông sản chẳng hạn. Cái lõi của vấn đề vẫn là thu thập dữ liệu đầu vào, dữ liệu đầu ra, xử lý mối tương quan giữa dữ liệu hai đầu để ra các báo cáo quản trị. Nhìn như vậy, ta sẽ thấy giải pháp này có thể mở rộng sang nhiều ngành nghề khác nhau chứ không chỉ gói gọn trong lĩnh vực chế biến thủy sản.
Quản trị sản xuất trong nhà máy gạo
Xin chia sẻ câu chuyện thứ hai liên quan đến quản trị sản xuất trong nhà máy gạo. Hiện vẫn có không ít nhà máy quản lý theo phương pháp thủ công, ghi nhận số liệu trên các cuốn sổ tay, thậm chí từng tờ giấy học trò được cắt nhỏ làm đôi, làm tư. Cách quản lý như vậy làm dữ liệu bị phân mảnh, rời rạc và khó truy xuất.
Chúng ta thử giả định một tình huống thế này: Một ngày đẹp trời, khách hàng gọi đến nhà máy, than phiền lô gạo vừa rồi bị mọt, mốc. Làm sao nhà máy biết lô gạo đó được sản xuất ngày nào? Ca sản xuất đó ai phụ trách? Gạo được lấy từ những nhà cung cấp nào?
Nếu có yêu cầu như vậy, cách làm thông thường sẽ như sau: Người nhận cuộc gọi sẽ hỏi khách hàng về số lô sản xuất được in trên túi gạo. Có số lô đó, người nhận cuộc gọi sẽ chuyển thông tin đến bộ phận sản xuất. Bộ phận sản xuất sẽ đến tủ hồ sơ, mở từng bìa còng, lấy số liệu liên quan ra, ngồi tổng hợp lại để có thông tin mình cần. Sở dĩ phải ngồi tổng hợp vì thông tin lưu phân mảnh. Thông tin gạo nhập từ các nhà cung cấp được lưu ở một hồ sơ riêng, vào một mốc thời gian riêng; thông tin ca sản xuất được lưu ở một hồ sơ khác, ứng với một thời điểm khác.
Như vậy, nhanh lắm thì nhà máy sẽ có thông tin phản hồi trong một buổi cho khách hàng. Đó là trường hợp suôn sẻ. Trường hợp khác, xấu hơn, khi người lưu hồ sơ của công ty nghỉ phép hoặc hồ sơ lưu bị thất lạc, lúc đó, tốc độ phản hồi bị chậm và tính bằng ngày.
Trong kinh doanh, tốc độ phản hồi chậm trong xử lý sự cố đồng nghĩa với rủi ro cao. Ở đây, người viết mới chỉ đề cập đến việc kinh doanh trong nước, ở thị trường truyền thống, nơi yêu cầu từ khách hàng về quản lý thông tin và truy xuất nguồn gốc không quá khắt khe.
Khi doanh nghiệp hướng đến việc truy xuất nguồn gốc để đưa sản phẩm vào các chuỗi siêu thị lớn hoặc hướng đến xuất khẩu thì việc truy xuất nguồn gốc càng quan trọng. Cái gốc của truy xuất nguồn gốc là xây dựng được một kênh để thu thập được dữ liệu, tập trung dữ liệu và xử lý liệu theo thời gian thực. Để làm được điều này, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu.
Một phần mềm quản trị sản xuất được sử dụng sẽ giải quyết được những nỗi lo nêu trên. Thông tin nguyên liệu đầu vào, nhà cung cấp, thời gian nhận hàng, thông tin sản xuất xuất, số lượng tồn kho, thành phẩm đầu ra, khối lượng xuất bán, thời điểm bán, bán cho ai, bán bao nhiêu …. Tất cả đều được ghi nhận vào phần mềm.
Lúc này, với một chiếc điện thoại thông minh, phương tiện gần như không thể thiếu với những người làm công tác quản lý ngày nay, chỉ trong vài giây, người quản lý có thể có được tất cả các báo cáo mình cần để phản hồi khách hàng cũng như đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời.
Thật ra, việc đưa phần mềm vào quản trị sản xuất không có gì là mới mẻ. Tuy vậy, đặt trong bối cảnh hiện tại, với sự phổ biến của điện thoại thông minh, sự bùng nổ của thương mại điện tử và những đòi hỏi ngày càng cao từ thị trường, việc nâng cấp phần mềm thành ứng dụng để có thể quản lý, quản trị mọi lúc mọi nơi là một yêu cầu không thể bỏ qua việc đáng cân nhắc.