Nhân viên từ xa làm việc nhiều giờ hơn, nhưng kém hiệu quả

Công ty này sử dụng phần mềm được cài đặt trên máy tính của nhân viên để theo dõi ứng dụng hoặc trang web nào đang hoạt động và liệu nhân viên đang sử dụng bàn phím hay chuột, từ đó theo dõi được giờ làm việc.

Nghiên cứu kết luận, các nhân viên của công ty đã làm việc tại nhà rất chăm chỉ. Tổng số giờ làm việc cao hơn 30% so với trước khi xảy ra đại dịch, riêng số giờ làm việc ngoài giờ tăng 18%. Nhưng số giờ làm việc tăng lên này đã không tạo ra sự gia tăng trong khối lượng công việc hoàn thành, đồng nghĩa với năng suất đã giảm 20%.

Điều thú vị là lý do đằng sau. Nghiên cứu mới phân tích lượng thời gian mà nhân viên dành cho “giờ cộng tác” - được định nghĩa là thời gian dành cho các loại cuộc họp khác nhau, và thời gian họ còn lại cho “giờ tập trung” để làm nhiệm vụ của mình mà không bị gián đoạn bởi các cuộc gọi hoặc email.

Mặc dù làm việc nhiều giờ hơn, các nhân viên có ít thời gian tập trung hơn so với trước khi đại dịch xảy ra. Tất cả số giờ làm việc tăng lên của họ đều dành cho các cuộc họp. Nghiên cứu lần này có thể là minh chứng cho "định luật Bartleby" với hàm ý mỉa mai các cuộc họp: 80% thời gian của 80% số người trong các cuộc họp là thời gian lãng phí.

Có thể nguyên nhân họp nhiều là do các nhà quản lý nghi ngờ cam kết của nhân viên khi làm việc tại nhà, và tổ chức nhiều cuộc họp hơn để kiểm tra họ. Các tác giả nghiên cứu cho rằng nhu cầu họp nhiều hơn là kết quả của việc khó điều phối nhân viên khi làm việc từ xa - một yếu tố cho thấy quy trình làm việc từ xa hiện nay không hiệu quả. Khi làm việc từ xa, nhân viên cũng có ít thời gian để được đánh giá, đào tạo và huấn luyện.

Tuy nhiên, không phải tất cả nhân viên đều có mẫu hình làm việc tại nhà giống nhau. Theo nghiên cứu, những người đã làm việc tại công ty lâu nhất có xu hướng làm việc tại nhà hiệu quả hơn. Điều này cho thấy họ đã quen việc và dễ dàng điều phối công việc ngay cả khi làm từ xa. Những nhân viên có con làm việc nhiều hơn khoảng 20 phút mỗi ngày so với những nhân viên không có, đồng nghĩa với việc năng suất của họ thậm chí còn giảm nhiều hơn, có lẽ là do họ bị phân tâm bởi nhiệm vụ chăm sóc trẻ em.

Vậy các công ty có nên từ bỏ hoàn toàn làm việc từ xa? Các tác giả chỉ ra, gần như tất cả các nhân viên tại công ty trong nghiên cứu đều có trình độ đại học và công việc của họ “liên quan đến phát triển các ứng dụng hoặc giải pháp phần mềm, phần cứng mới, cộng tác với các nhóm chuyên gia, làm việc với khách hàng và tham gia vào đổi mới và cải tiến liên tục”. Công việc như vậy có thể khó điều phối và phối hợp từ xa, so với các công việc đơn giản hơn chẳng hạn như trả lời cuộc gọi của khách hàng, khi nhân viên chỉ cần trả lời khách hàng theo một kịch bản sẵn có.

Không có gì bất ngờ khi làm việc từ xa gây ra một số vấn đề về hiệu quả đối với các công việc phức tạp, nhưng đáng ngạc nhiên là nguồn gốc thực sự của việc kém hiệu quả là thời gian dành cho các cuộc họp. Và giải pháp cho các công ty rất đơn giản: không gọi nhiều cho nhau và chỉ nói chuyện ngắn gọn.