Bước tự động hóa đầu tiên của Cục Sở hữu trí tuệ

Hiện nay, các thao tác nghiệp vụ xác lập quyền Sở hữu công nghiệp (SHCN) tại Cục SHTT gần như được tự động hóa hoàn toàn dựa trên một hệ thống máy tính mạnh và cơ sở dữ liệu đầy đủ, cập nhật. Việc sử dụng công nghệ không chỉ khiến cho năng suất và hiệu quả công việc được tăng lên đáng kể mà còn giúp cho người thực hiện công việc đỡ vất vả hơn rất nhiều so với những năm 1990. Đó là kết quả của một quá trình bắt đầu từ 21 năm trước, khi Cục SHTT bắt đầu triển khai dự án Hiện đại hóa quản trị sở hữu công nghiệp (Dự án MOIPA-Modernization of Industrial Property Administration) do Chính phủ Nhật Bản hỗ trợ thông qua Cơ quan Hợp tác quốc tế JICA.

Việc tiếp nhận, xử lý các đơn đăng ký nhãn hiệu và sáng chế được Cục Sáng chế (tiền thân của Cục Sở hữu trí tuệ) bắt đầu triển khai vào giữa năm 1983, còn kiểu dáng công nghiệp và giải pháp hữu ích thì từ năm 1989 với các thủ tục và trình tự cơ bản vẫn như ngày nay.

Theo quy định, để đăng ký, người nộp đơn phải chuẩn bị một bộ hồ sơ, trong đó mỗi loại tài liệu của hồ sơ đều phải được làm thành 3 bản (riêng mẫu nhãn hiệu phải có 10 bản). Phòng Đăng ký tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra về hình thức (loại tài liệu, số bản mỗi loại, sự đáp ứng các yêu cầu về hình thức trình bày…). Sau đó, đơn được chuyển tới các Phòng xét nghiệm (nhãn hiệu, sáng chế, kiểu dáng) - nay là các Trung tâm Thẩm định - để thực hiện việc thẩm định về hình thức và nội dung. Đơn đã qua thẩm định được trả lại cho Phòng Đăng ký để thực hiện các thủ tục hành chính phù hợp. Trên cơ sở kết quả xử lý đơn, Phòng Đăng ký có trách nhiệm chuẩn bị ít nhất ba loại văn bản: Quyết định cấp văn bằng bảo hộ, Đăng bạ và Văn bằng bảo hộ. Như vậy cần phải thực hiện hàng loạt thao tác thủ công kể từ khi tiếp nhận đơn (kiểm tra số tài liệu và số bản mỗi loại có trong đơn, kiểm tra hình thức, vào sổ nhận đơn, cấp giấy biên nhận…) cho đến khi văn bằng bảo hộ được cấp (ghi các thông tin pháp lý liên quan đến quyền SHCN được cấp lên văn bằng bảo hộ: số văn bằng, số đơn, ngày nộp đơn, ngày ưu tiên, ngày cấp văn bằng, họ tên chủ văn bằng, tên nhãn hiệu/sáng chế, mẫu nhãn hiệu, hình ảnh kiểu dáng, v.v.).

Vào những năm cuối 1980 và đầu 1990, có thể nói chưa có khái niệm tự động hóa/điện tử hóa trong công việc tại Cục SHTT. Thậm chí máy tính cá nhân còn rất xa lạ và cả Cục mới chỉ được trang bị vài máy tính thế hệ 386 nhưng phải ưu tiên để lập kho dữ liệu về nhãn hiệu. Do đó, việc đánh máy văn bản chỉ trông chờ vào khoảng chục chiếc máy đánh chữ cơ khí và vài ba chiếc máy in loại 9 kim. Ngay cả việc in ấn cũng phải thực hiện bằng máy ronéo tại xưởng in của Bộ. Trong điều kiện làm việc như vậy, việc chuẩn bị các văn bản phục vụ cho việc cấp văn bằng bảo hộ được thực hiện cơ bản bằng cách thủ công vừa mất công, mất sức, mất thời gian, vừa rất dễ gặp trục trặc, sai sót. Chẳng hạn, để có văn bằng bảo hộ, người thực hiện phải đưa “phôi” vào máy đánh chữ để điền các thông tin vào chỗ trống thích hợp. Việc này đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối đồng thời phải đảm bảo yêu cầu về mặt hình thức. Đôi khi, vì máy đánh chữ đã quá cũ cho nên chữ bị lệch dòng, thiếu nét… Đó là chưa kể những lỗi đánh máy về nội dung như nhầm lẫn ngày tháng, tên tuổi v.v..

Những hạn chế đó lại càng ảnh hưởng đến việc thẩm định, cấp văn bằng sáng chế/giải pháp hữu ích bởi đây là một trong những công việc mất nhiều công sức và thời gian nhất. Khác với các loại văn bằng bảo hộ khác, văn bằng bảo hộ sáng chế/giải pháp hữu ích luôn phải kèm theo bản mô tả và yêu cầu bảo hộ. Trong quá trình thẩm định, cần phải chép lại bản mô tả gốc có trong đơn và rà soát, hiệu chỉnh nội dung. Cán bộ không những phải đọc cho chính xác những nội dung vốn có trong bản gốc mà nhiều khi còn phải phán đoán những chỗ được người nộp đơn/cán bộ thẩm định sửa chữa bằng tay. Với những sáng chế có bản mô tả dài hàng trăm trang, lại có kèm theo nhiều công thức, bảng biểu, hình vẽ… thì công việc càng nặng nề. Nói chung, đây là công việc đơn điệu, thậm chí nhàm chán.

Ngoài ra, còn có nhiều công việc khác cũng tẻ nhạt và tốn rất nhiều công sức, thời gian khác như việc dán mẫu nhãn hiệu, dán tem bảo đảm lên văn bằng bảo hộ. Để thực hiện việc này, phải sử dụng loại hồ dán văn phòng làm bằng bột gạo trộn hóa chất chống gián nhấm đựng trong lọ như lọ mực học trò, sau có điều kiện thì dùng loại hồ dán đặc biệt do các cán bộ đi công tác ở nước ngoài mua về. Mỗi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu phải dán cả hai thứ đó theo cách như vậy.

Ở giai đoạn này, Cục SHTT chưa có phần mềm quản trị tập trung dành cho các hồ sơ xin cấp văn bằng SHCN. Khi nộp đơn vào Phòng Đăng ký, dữ liệu hồ sơ không được quét vào máy tính để lưu trữ mà chỉ được nhập một số thông tin thư mục vào các tệp tin riêng lẻ để phục vụ quản lý, ngoài ra các thông tin chính (số đơn, ngày nộp, tên giải pháp, tên nhãn hiệu…) được ghi vào sổ giấy để nhằm mục đích giao nhận, ký nhận giữa các phòng chuyên môn. Để khắc phục khó khăn, cán bộ Phòng Đăng ký tự mày mò lập chương trình quản trị đơn để sử dụng.

Quá trình nhập tài liệu khá phức tạp khi đơn được chuyển lên các phòng chuyên môn, bổ sung thêm các trường thông tin chuyên sâu và giao cho các xét nghiệm viên (hiện nay gọi là thẩm định viên)… Trong giai đoạn này, các xét nghiệm viên còn phải thao tác thủ công rất nhiều và sử dụng các hệ thống riêng lẻ, không kết nối vào nhau được. Một trong những ví dụ về tính phân mảnh của dữ liệu khi thẩm định đơn nhãn hiệu, xét nghiệm viên phải tra ít nhất ba hệ thống khác nhau: dữ liệu quốc gia; dữ liệu quốc tế kho phiếu giấy phân loại hình VIENNA. Sau đó tổng hợp kết quả lên phiếu xét nghiệm bằng giấy, tất cả các thông tin thư mục của đơn lại phải viết tay lại một lần nữa. Các ý kiến của xét nghiệm viên 1, xét nghiệm viên 2 và lãnh đạo phòng đều không được ghi nhận điện tử nên rất khó phục vụ việc tra vấn sau này.

Năm 2000, Cục SHTT khai trương dự án MOIPA với mục tiêu trước tiên là cải tiến công nghệ xử lý các đơn đăng ký SHCN, thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn với mọi công đoạn nghiệp vụ để nâng cao tính tin cậy, nhất quán, hạn chế các sai sót trong quá trình xử lý đơn và quản lý khối lượng ngày càng lớn các đơn cũng như theo dõi hiệu lực văn bằng đã cấp.

Khi triển khai dự án, ngoài việc cử bốn chuyên gia dài hạn (gồm các cố vấn trưởng, điều phối viên, chuyên gia SHCN và CNTT), Nhật Bản cũng cử các chuyên gia ngắn hạn (từ 1-6 tháng) sang làm việc. Để đảm bảo việc tiếp nhận được hiệu quả, Cục SHTT cũng có một tổ chuyên trách gồm Cục trưởng (ông Phạm Đình Chướng- kiêm Giám đốc Dự án), quản trị dự án (ông Phan Phụng Tuân, nguyên Trưởng phòng Đăng ký, sau là Trưởng phòng CNTT) và đội ngũ đối tác toàn thời gian và bán thời gian đến từ các đơn vị chuyên môn. Dự án tập trung vào xây dựng một phần mềm quản trị IPAS và một loạt hạng mục liên quan như hệ thống cơ sở hạ tầng máy tính chuyên dụng; thành lập Văn phòng SHCN Việt-Nhật (tiền thân của Phòng CNTT, nay là Trung tâm CNTT); xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung…

Trái tim của dự án MOIPA là phần mềm IPAS (Industrial Property Administrator System) - Hệ thống quản trị SHCN do các kỹ sư của công ty Fujitsu Việt Nam lập trình. Hệ thống áp dụng công nghệ thông tin bằng việc xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung để quản lý quá trình xử lý đơn SHCN ở tất cả các khâu từ khi nộp đơn, thẩm định hình thức, thẩm định nội dung, công bố, đăng bạ, cấp bằng, theo dõi hiệu lực.

Đúng như mong đợi, khi đi vào hoạt động, dự án đã tạo bước chuyển biến lớn đến toàn bộ quá trình vận hành bộ máy chuyên môn ở Cục SHTT. Trong giai đoạn từ 2001 - 2010, lượng đơn đã tăng đáng kể so với giai đoạn 10 năm trước đó, tổng số đơn đăng ký sáng chế khoảng gần 22.000 đơn, kiểu dáng công nghiệp khoảng gần 14.000 đơn và nhãn hiệu chiếm số lượng lớn nhất khoảng gần 200.000 đơn.

Kể từ khi ra đời cho đến nay đã 21 năm, phần mềm IPAS trải qua hàng chục phiên bản được thay đổi để vừa khắc phục các lỗi nhỏ, vừa sửa đổi cho phù hợp với các quy định mới. Phiên bản hiện tại năm 2021 là V12.02 là kết tinh của 21 năm phát triển hệ thống tự động hóa của Cục SHTT, phần mềm IPAS đã thực hiện hàng triệu thao tác, in ra hàng trăm nghìn văn bằng bảo hộ và hàng triệu công văn gửi tới các chủ đơn và các bên liên quan. Hằng ngày, không một thẩm định viên nào là không sử dụng phần mềm này để thực thi nhiệm vụ. Dù kể từ năm 2020, với sự trợ giúp của Tổ chức Sở hữu trí tuệ Thế giới (WIPO), Cục SHTT xây dựng và đưa vào sử dụng phần mềm WIPO IPAS với nhiều tiện ích và phù hợp hơn để tiến tới thay thế hoàn toàn phần mềm cũ nhưng cơ sở dữ liệu là thành quả của dự án MOIPA tạo lập thì vẫn còn tồn tại và phát triển.

Giờ đây, phần mềm IPAS đã thực hiện xong sứ mệnh tự động hóa các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của Cục. So với vòng đời 6-10 năm của các phần mềm khác, vòng đời dài của nó cho thấy tầm quan trọng của dự án MOIPA. Nó đã đặt những viên gạch nền móng cho việc tích hợp dữ liệu KH&CN, xây dựng chính phủ điện tử, triển khai thủ tục hành chính cấp độ 4, thực hiện chuyển đổi số, v.v. mà Bộ KH&CN đang giao cho Cục SHTT thực hiện trong giai đoạn hiện nay.