“Hiệu ứng domino” lãng phíBên trong Meiko Việt Nam, một công ty lâu đời chuyên nghiên cứu các công nghệ mới và sản xuất các thiết bị tự động hóa, các nhân viên ASOFT vừa hoàn tất dự án chuyển đổi số sang hệ thống hoạch định nguồn lực ERP để tối ưu hóa quá trình sản xuất cho công ty này. Vì sao một công ty lớn đã có hàng chục năm kinh nghiệm, sinh lời đều đặn như Meiko lại quyết định chuyển mình?
Sau một thời gian dài vận hành, ban quản lý công ty đã gặp phải khó khăn trong việc lên kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến trình, bởi những bước này đều chỉ được tiến hành thủ công, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn nhân lực.
Họ không phải là công ty duy nhất rơi vào tình trạng này. “Có rất nhiều loại lãng phí trong doanh nghiệp: lãng phí làm ra quá nhiều, lãng phí chờ đợi, lãng phí vận chuyển, lãng phí trong gia công, lãng phí tồn kho, lãng phí động tác, lãng phí sản phẩm lỗi phải làm lại. Hệt như hiệu ứng domino, lãng phí này kéo theo lãng phí kia, tạo ra một chuỗi lãng phí”, ông Huỳnh Thanh Minh, Giám đốc Công ty Cổ phần ASOFT cho biết tại hội thảo “Giải pháp quản lý sản xuất ASOFT-ERP ứng dụng cho ngành cơ khí – chế tạo”, do Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN TP.HCM, tổ chức.
Lãng phí có thể kéo theo nhiều hệ lụy. Đặc thù của doanh nghiệp trong ngành cơ khí - chế tạo đó là quá trình tạo ra sản phẩm cuối cùng phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu có giá trị lớn, máy móc đắt tiền như CNC, máy hàn laser, máy cắt, máy dập… Quy trình sản xuất phức tạp qua nhiều công đoạn đòi hỏi độ chính xác cao. Một sai sót nhỏ trong quá trình sản xuất cũng gây ra thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, sản phẩm nặng, cồng kềnh, các chế phẩm đầu cuối, đầu khúc sinh ra trong quá trình sản xuất giá nhiều đến mức tốn một phần lớn không gian tổ chức sản xuất và lưu trữ hàng tồn kho. Nếu không có phương pháp tận dụng tối ưu sẽ khiến giá thành sản phẩm bị độn lên, làm giảm tính cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, quy trình sản xuất, gia công đi qua rất nhiều công đoạn, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý công đoạn sản xuất tổng thể. “Nếu doanh nghiệp càng nhiều phòng ban, càng nhiều chi nhánh, càng nhiều đơn vị thành viên, thì việc quản lý sẽ hệt như một ma trận”, ông Minh phân tích.
Khó khăn chồng chất khó khăn, các doanh nghiệp ngành cơ khí - chế tạo vừa phải tìm cách tối ưu nguồn lực và chi phí sản xuất để tăng cường khả năng cạnh tranh, vừa phải chuyển mình để bắt kịp với sự thay đổi, thích ứng với giải pháp công nghệ, thiết bị, quy chuẩn mới về sản xuất xanh.
Theo ông Minh, hiện nay, đa số nhà cung cấp máy móc và thiết bị trong lĩnh vực cơ khí – chế tạo của Việt Nam là Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, và Đài Loan, chiếm khoảng 70% nguồn máy móc nhập khẩu do tính cạnh tranh về giá. “Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp trong nước phải tối ưu hóa năng suất, giảm chi phí, đầu tư đổi mới công nghệ, chuyển đổi số để gia nhập cuộc đua thị trường ngành cơ khí – chế tạo trong nước, vốn được dự báo đến năm 2030 có thể đạt quy mô 300 tỷ USD”, ông cho biết.
Giải pháp quản lý tổng thểSau một thời gian dài tìm hiểu khó khăn của các doanh nghiệp, năm 2020, ASOFT đã nghiên cứu, phát triển hoàn thiện hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP, đáp ứng công tác quản trị tổng thể doanh nghiệp trong mọi ngành nghề, lĩnh vực. Đây là một hệ thống phần mềm, trong đó có phần mềm quản lý sản xuất, ứng dụng công nghệ lưu trữ đám mây Cloud, giúp lãnh đạo theo dõi và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả, linh hoạt.
Nói cách khác, hệ thống sẽ giúp quản trị tổng thể các hoạt động từ đầu vào tới đầu ra nhằm tối ưu hóa các nguồn lực và gia tăng tính cạnh tranh.
Các phần mềm quản lý riêng lẻ thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể, và nó tách biệt gần như hoàn toàn với phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng này sang phòng khác được thực hiện một cách thủ công như chuyển qua Zalo, in ấn và trao tận tay - rất khó kiểm soát.
Thay vì áp dụng nhiều hệ thống quản lý đơn lẻ khác nhau như kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, chăm sóc khách hàng; phần mềm ERP sẽ tích hợp “nhiều trong một”. Hệ thống chỉ cần một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hợp chức năng tương tự như các phần mềm quản lý riêng cho từng bộ phận.
Giải pháp này mô tả đầy đủ hình dạng, kích thước, vật liệu, mức độ sai số cho phép, các yêu cầu cơ bản của sản phẩm; các quy trình công nghệ chế tạo chi tiết máy, công nghệ nhiệt luyện nhằm thay đổi tính chất vật lý của vật liệu, công nghệ lắp ráp nhằm liên kết các chi tiết máy để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh… Đồng thời, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực cần thiết; tự cân đối kho, đơn hàng mua, các kế hoạch sản xuất khác để tối ưu nguồn lực nhằm đáp ứng chất lượng, năng suất, thời hạn giao hàng,… Qua đó, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định về tối ưu khả năng sản xuất và tiết kiệm chi phí.
Trong suốt quá trình hoạch định và kiểm soát quy trình sản xuất, ASOFT-ERP còn hỗ trợ tính giá thành sản xuất cho từng giai đoạn sản xuất, bao gồm tính chi phí sản xuất và thống kê - so sánh chi tiết về lượng và giá trị giữa giá thành kế hoạch/dự trù với giá thành thực tế. Từ đó, hỗ trợ người điều hành doanh nghiệp ra quyết định.
“Về quy trình mua hàng và cung ứng, doanh nghiệp sử dụng ASOFT-ERP nhằm quản lý thông tin nhà cung cấp, quản lý yêu cầu mua hàng - kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết, quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp, quản lý tình trạng hàng mua, duyệt yêu cầu mua, nhập kho… Thông tin được đồng bộ với đơn hàng bán/mua theo thời gian thực”, đại diện công ty cho biết.
Mỗi một công ty là mỗi quy trình và đặc điểm khác nhau. Để phù hợp với công ty, ASOFT sẽ tùy chỉnh hệ thống của mình sao cho phù hợp. Hiện tại, họ đã triển khai hệ thống cho hơn 3.500 doanh nghiệp, trong đó có một số doanh nghiệp trong ngành cơ khí - chế tạo như Meiko Việt Nam, Nhà máy đóng tàu Bason, Phụ tùng-linh kiện ô tô xe máy Exedy…
Đã có kinh nghiệm nhiều năm thử nghiệm các loại phần mềm khác nhau, ông Lý Phước (Giám đốc tài chính, Công ty CP Thang máy Thiên Nam) cho biết hầu hết các phần mềm vẫn chưa “đáp ứng được nhu cầu sử dụng, có nhiều sai sót, không tiết kiệm được nhân lực và tính tức thời trong công tác quản trị”. Trong khi đó, phần mềm ASOFT-ERP không chỉ đáp ứng được nhu cầu quản lý mà còn cung cấp tính năng cho phép ông chủ động thiết lập báo cáo quản trị tài chính phức tạp và truy cập thông tin nhanh chóng.
Việc triển khai dịch vụ tại từng công ty không phải là cứ thế áp dụng hệ thống vào và ngay lập tức nó sẽ cho thấy kết quả tích cực. “Chúng tôi vừa hỗ trợ một nhà cung cấp phụ tùng cho Honda tại Vĩnh Phúc chuyển đổi số. Một năm vừa qua cả chúng tôi và họ đều vất vả để chuyển đổi một tổ chức vận hành từ các hệ thống lạc hậu sang một hệ thống hợp nhất vận hành toàn bộ bằng máy”, ông Huỳnh Thanh Minh cho biết. “Việc thay đổi không chỉ liên quan đến quy trình, máy móc, mà còn cả thói quen làm việc của mọi người. Cần rất nhiều thời gian - không phải một sớm một chiều - để hệ thống có thể tạo ra hiệu quả sau một khoảng thời gian vận hành”.