Hôm nay (29/3), Microsoft đã công bố khảo sát mang tên Asia Workplace 2020 Study, chia sẻ về sự sẵn sàng cho chuyển đổi sang môi trường làm việc hiện đại.

​90% người Việt Nam tham dự khảo sát nhận định họ là lao động dịch chuyển và công việc ngoài văn phòng chiếm 20% quỹ thời gian, 70% được lãnh đạo ủng hộ và công ty có nền tảng văn hóa để có thể làm việc hiệu quả và hợp tác, nhưng chỉ 40% nhân sự cảm thấy rằng lãnh đạo công ty đang đặt cam kết sẽ xóa bỏ khoảng cách kỹ năng số giữa các nhân sự trong thời đại số, đồng nghĩa có khá nhiều việc phải làm để tăng cường hợp tác giữa các nhân sự.

Khảo sát, bao gồm khoảng 4200 nhân viên chuyên nghiệp từ 14 thị trường tại Châu Á, nhằm mục tiêu hiểu được những chuyển đổi hành vi của nhân sự, khoảng cách tại nơi làm việc khi chuyển đổi vào một không gian hiệu quả, hợp tác và linh hoạt. Khảo sát này bao gồm 311 nhân sự tham dự từ thị trường Việt Nam.​

“Vì châu Á định vị bản thân trở thành thị trường kết nối nhiều nhất với hơn một nửa số kết nối di động từ chính khu vực tính đến năm 2021, các tổ chức cần suy nghĩ lại về cách có thể trao quyền cho các lao động với những công cụ, hạ tầng, chính sách và văn hóa phù hợp để có thể tối đa hóa tiềm năng. Điều này đồng nghĩa với việc kích hoạt khả năng hợp tác mọi nơi trên mọi thiết bị. Dù sao, đây cũng là điều thiết yếu cho các lãnh đạo nhằm đánh giá và triển khai những thay đổi để phù hợp với những thách thức về quản trị và văn hóa đang cản trở nhân viên có thể làm việc liền mạch dù ở bất kỳ đâu, những thách thức cản trở sự tăng trưởng và tiến bộ trong thời đại số hóa”, ông Vũ Minh Trí - Tổng Giám đốc Microsoft - chia sẻ.

Báo cáo cũng chỉ ra rằng các tổ chức cần xử lý những thách thức mang tính cấu trúc trong không gian làm việc để giúp họ sẵn sàng bước vào thời đại kỹ thuật số cũng như thực hành phong cách làm việc linh hoạt.Theo Microsoft, không gian làm việc đã chuyển đổi theo phương thức làm việc mới, nơi công nghệ giúp gia tăng việc hợp tác giữa các cá nhân với nhóm hoặc các nhóm với nhau vượt qua khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, khảo sát cũng chỉ ra rằng sẽ có những khoảng trống nhất định gây cản trở đến hiệu quả của năng suất và hợp tác giữa các nhóm.

Ông Vũ Minh Trí - Tổng Giám Đốc Microsoft Việt Nam - chia sẻ tại buổi công bố nghiên cứu

Những thách thức chủ đạo hiện nay là có quá nhiều các cuộc họp trực tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (38%), quá nhiều thời gian để đón nhận thành viên mới tham dự vào nhóm (36%); các cuộc họp tầm công ty chỉ chung chung và không truyền đạt được các mục tiêu mang tính tổ chức. Các nhóm làm việc thiếu cởi mở theo phương thức làm việc hiện đại (29%); các thành viên nhóm không thích nghi với lịch làm việc linh hoạt (23%), các nhóm kéo dài thời gian trả lời các vấn đề nội bộ (23%)…

Để giải quyết những rào cản này, nhằm giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam giảm thiểu chi phí và tăng hiệu suất công việc và năng suất lao động, ông Vũ Minh Trí, Tổng giám đốc Microsoft Việt Nam cho rằng, nhân viên ở khu vực châu Á hiện đang mất phần lớn thời gian vào công việc và học đang mất cân bằng giữa công việc và thời gian dành cho cuộc sống. Điều này đòi hỏi thời gian làm việc cần phải linh động hơn.

Tuy nhiên, rào cản lớn nhất hiện nay là nếu làm việc ở văn phòng thì họ không gặp được khách hàng, nhưng ra khỏi văn phòng thì họ không có hồ sơ, tài liệu, khó nhận chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo… vì vậy việc xử lý công việc rất mất thời gian, chi phí cao do phải sử dụng nhiều nhân sự mà hiệu quả công việc thấp.

Một phiên bản sớm hơn của nghiên cứu được tiến hành vào năm 2015 chỉ ra rằng cứ 100 người tham dự khảo sát thì 45 người đã sẵn sàng tham dự “Không gian làm việc hiện đại”, theo đó tổ chức sẽ có Con người, Không gian và Công nghệ đúng để có thể tạo ra lực lượng lao động sáng tạo, hiệu quả và hợp tác. Trong năm nay, cứ 100 người thì có 70 người sẵn sàng, chứng tỏ rằng các tổ chức đã trang bị tốt hơn để đáp ứng nhu cầu này.

Nhưng ngoài các yếu tố số 1, cụ thể là rào cản về sự thiếu hụt nhân sự kỹ thuật số lành nghề, sự nổi lên của cuộc cách mạng Công nghệ lần thứ 4 cũng làm gia tăng nhanh chóng nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số.

Báo cáo mới đây của Microsoft là Microsoft Asia Digital Transformation Study được thực hiện vào cuối năm 2016 cũng chỉ ra rằng việc “Trao quyền cho nhân viên” là ưu tiên chuyển đổi kỹ thuật số thứ 2 của các lãnh đạo Châu Á.


Khảo sát cũng chia sẻ, người khảo sát tìm kiếm các công cụ tốt hơn giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Ngoài yêu cầu về phần cứng, 39% hi vọng sẽ có thể truy cập được tới thông tin và dữ liệu từ thiết bị di động và 30% mong đợi mạng xã hội doanh nghiệp sẽ giúp họ hợp tác giữa các nhóm tốt hơn.

Cụ thể: 54% nghĩ rằng, Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ giúp làm việc độc lập một cách hiệu quả/ 48% mong mạng xã hội doanh nghiệp hỗ trợ video và âm thanh và 39% trông chờ kiến thức thời gian thực giúp họ có thể đưa ra các quyết định hợp lý theo thời gian thực.

“Phù hợp xu hướng, phương thức nhân viên cùng hợp tác và làm việc cũng ảnh hưởng theo. Các lãnh đạo doanh nghiệp và nhân sự cần tìm cách để gia tăng sức mạnh cho từng nhân viên và loại bỏ rào cản để họ hợp tác trong thời đại kỹ thuật số, đặc biệt là khi nghiên cứu đã chỉ rõ những khoảng cách này có thể được giảm thiểu nhờ công nghệ. Ngoài ra, một ưu tiên cũng quan trọng nữa là cần bắc cầu xóa đi khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên, khi đặt trọng tâm nhiều hơn vào con người và văn hoá,” Ông Vũ Minh Trí, Tổng Giám đốc Microsoft nhận xét.

​Cũng theo ông Trí, với công nghệ điện toán đám mây, những rào cản về không gian làm việc sẽ được giải quyết một cách hiệu quả mà doanh nghiệp không phải bỏ ra những khoản chi phí lớn để đầu tư vào công nghệ thông tin. Một trong những giải pháp hiệu quả là Microsoft Office 365, với nền tảng năng suất đám mây, hiện đã phục vụ hơn 85 triệu người dùng sử dụng thương mại hàng tháng. Office 365 cũng là một không gian làm việc có hội thoại, được thiết kế để trao quyền cho các nhóm làm việc, giúp đưa mọi người, các nội dung và các công cụ… mà nhóm làm việc cần để cộng tác hiệu quả hơn.

Với các ứng dụng quen thuộc của Office hiện có trên iOS, Android và Windows, người sử dụng có thể hoàn thành công việc mọi lúc, mọi nơi. Dễ dàng lưu trữ các tài liệu lên kho lưu trữ đám mây và chuyển đổi từ thiết bị này qua thiết bị khác mà không hề gặp sự lạc nhịp. Người dùng luôn được đồng bộ các tài liệu theo nguyên tắc, dù soạn thảo ở thiết bị nào cũng sẽ mở văn bản tại đúng tại điểm đang dừng ở thiết bị trước đó.

Khảo sát Microsoft Asia Workplace 2020 được tiến hành từ tháng 2 – 3/2017 với sự tham dự của 4.175 nhân sự từ 14 thị trường châu Á, bao gồm Australia, Trung Quốc, Hong Kong (Trung Quốc), Indonesia, Ấn Độ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, New Zealand, Philippines, Singapore, Đài Loan (Trung Quốc), Thái Lan và Việt Nam. Người tham dự khảo sát đều làm việc tối thiểu 30 giờ một tuần, là nhân sự toàn thời gian hoặc làm việc trên 20 giờ một tuần ở vai trò nhân sự bán thời gian.