Agile microlearning: Lời giải cho bài toán đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Nếu chúng ta có thể tạo ra một trải nghiệm học tập trực tuyến cho doanh nghiệp, nó sẽ như thế nào? Đó có thể là một khoá học elearning điển hình: mất vài tháng để thiết kế và xây dựng chương trình, thiết kế theo Module, người học sẽ học trên hệ thống học tập LMS, nội dung cập nhật hàng năm. Bài kiểm tra được thiết kế giúp người học dễ dàng vượt qua mà không cần nhiều nỗ lực. Thế nhưng, nhân viên sẽ phải hoàn thành công việc học tập trong một số ngày nhất định. Người học sẽ rơi vào tâm trạng lo lắng, sợ hãi, cảm thấy khó có thể thu xếp được thời gian học thích hợp khi lịch làm việc dày đặc.

Còn từ phía người tổ chức đào tạo? Rất ít người kiểm tra mức độ ghi nhớ của nhân viên, và còn ít người hơn nữa kiểm tra mức độ áp dụng của nhân viên vào thực tế sau khi họ tham gia các chương trình học tập trực tuyến.

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Elearning, hơn 80% cán bộ tổ chức đào tạo trong doanh nghiệp được phỏng vấn chỉ theo dõi sự tham gia và hoàn thành khoá học, 20% theo dõi tác động của đào tạo đối với hiệu suất công việc, và chỉ 16% đo lường hiệu quả đào tạo đối với kết quả cuối cùng của tổ chức. Thông thường, các báo cáo kết quả chương trình học trực tuyến tập trung vào tỉ lệ hoàn thành, điểm bài kiểm tra, và một số phản hồi của người học, kiểu như: việc đào tạo quá dài, không muốn tham gia.

Bên cạnh đó, chúng ta thực sự hiểu gì về đối tượng đang thừa hưởng chương trình đào tạo nội bộ của doanh nghiệp? Lực lượng lao động chính trong các doanh nghiệp ngày nay đã khác nhiều so với thời kì trước.

Trong nền kinh tế tự do, với nhiều cơ hội về việc làm tạm thời, mức lương hấp dẫn, lương thưởng thậm chí không còn là tiêu chí quan trọng nhất để giữ chân người lao động vốn đề cao những doanh nghiệp cung cấp cho họ cơ hội học tập tại môi trường làm việc.

Thế hệ này đặc biệt không thích việc học chính quy mà thích việc học hỏi hàng ngày, liên tục, bất cứ khi nào họ cần. Họ cũng yêu thích việc thảo luận với những người xung quanh, học hỏi từ cộng đồng, thay vì học một mình. Vấn đề đặt ra cho các nhà quản lí, hay những người làm công tác tổ chức đào tạo trong doanh nghiệp là làm thế nào, đào tạo trong doanh nghiệp vừa có thể đảm bảo tất cả các tiêu chí phù hợp với thế hệ người lao động mới, vừa có thể tạo ra tác động trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh? Câu trả lời chính là Agile microlearning.

Hai triết lí

Microlearning không phải là khái niệm mới - nó lần đầu được nhắc đến từ năm 1963 trong cuốn “The Economics of Human Resources” của Hector Correa. Có nhiều định nghĩa khác nhau về microlearning, nhưng phải đến năm 2005 mới có một định nghĩa được công nhận rộng rãi của chuyên gia người Áo, Theo Hug. Ông định nghĩa microlearning với 7 thành tố: học tập trong thời gian ngắn, dung lượng kiến thức nhỏ, dựa trên các yếu tố khoa học, các bài học độc lập, học trên nhiều thiết bị, thời gian học tập linh hoạt, và học phân tán.

Đầu tiên, Agile Microlearning tiếp nhận tư tưởng từ triết lí Agile - triết lí linh hoạt, vốn được sử dụng trong ngành phần mềm, quản trị dự án. Đó là thực hiện những vòng lặp phát triển và phản hồi liên tục, theo đó, người học học, áp dụng kiến thức vào công việc, sau đó nhận phản hồi để tiếp tục học sâu hơn và cải tiến công việc, nâng cao hiệu suất.

Thứ hai, Agile Microlearning mang triết lý microlearning, tập trung vào người học – trung tâm của quá trình thiết kế. Chương trình đào tạo được thiết kế dựa trên bằng chứng về khoa học nhận thức và mục tiêu đo lường cụ thể gắn với chiến lược kinh doanh rõ ràng. Người học học theo nhu cầu nội dung và mức độ nông sâu phù hợp với họ trên nhiều thiết bị, linh hoạt về thời gian.

Mô hình elearning truyền thống trải qua 5 bước chính: Nhận yêu cầu đào tạo, thiết kế chương trình đào tạo, triển khai đào tạo, kiểm tra kết quả và bảo trì hệ thống – tập trung chủ yếu vào tính duy trì. Trong khi đó, quá trình của Agile Microlearning là xây dựng chương trình đào tạo, triển khai đào tạo, sau đó, áp dụng và nhận phản hồi để phát triển chương trình đào tạo và xây dựng chúng tốt hơn, phù hợp hơn. Quá trình này tập trung vào sự liên tục thích nghi và cải tiến không ngừng.

Một số công ty hàng đầu cung cấp các bài học Agile Microlearning hiện nay là Grovo, OttoLearn. Các nền tảng cung cấp khóa học trực tuyến nổi tiếng như Cousera, edX,… sau quá trình theo dõi thói quen và kết quả học tập của người học cũng đã dần thay đổi các nội dung theo xu hướng microlearning.

Ba trụ cột

Agile microlearning dựa trên 3 trụ cột:

Bài học với dung lượng nhỏ

Kết quả nghiên cứu về não bộ và việc học tập của người lớn chỉ ra rằng chúng ta ghi nhớ thông tin tốt nhất ngay sau khi học xong. Sau 20 phút, lượng thông tin chúng ta ghi nhớ giảm đi một nửa. Theo nghiên cứu của tiến sĩ Medina, tác giả cuốn sách nổi tiếng “Luật trí não”, chúng ta hầu như chỉ có thể tập trung khoảng 10 phút, rồi phân tâm, rồi mới lại tập trung trở lại được. Các bài học của Agile microlearning được xây dựng dựa trên quy luật này. Với mỗi bài học chỉ từ 2-7 phút giải thích một khái niệm hoặc hướng dẫn một việc làm cụ thể, hoặc hướng dẫn một bước trong quy trình giúp người học dễ dàng hơn trong việc tiếp thu thông tin.

Linh hoạt sử dụng trên nhiều thiết bị và cá nhân hoá từng người học

Với các bài học ngắn từ 2-7 phút, sử dụng được trên nhiều thiết bị, chúng ta có thể học được ở mọi lúc, mọi nơi giúp việc học trở nên dễ dàng. Người học cũng có thể lựa chọn thiết bị học tuỳ theo ý mình, trên máy tính bàn, máy tính cá nhân, hay điện thoại thông minh. Ví dụ, trước khi khi ngủ chúng ta có thể học được 1-2 bài học, trong lúc chờ một tách cà phê cũng có thể học 1-2 bài học; tương tự như vậy, trước buổi họp, khi chờ gặp khách hàng. Việc tối ưu hoá thời gian học tập chưa bao giờ trở nên dễ dàng như vậy.

Thêm vào đó, với các chương trình học elearning truyền thống, tất cả mọi người dù hiểu biết, nhu cầu khác nhau thế nào thì cũng cùng học một nội dung như nhau. Nhưng với Agile microlearning, quản lí có thể lựa chọn các mục tiêu học tập khác nhau cho từng người học để phù hợp với vai trò và lộ trình phát triển sự nghiệp của họ. Việc này giúp người học không mất thời gian với những nội dung không có ích cho mình, đảm bảo “đúng người – đúng nội dung – đúng thời điểm”.

Hình thức đăng kí dài hạn

Agile microlearning cung cấp các bài học theo hình thức đăng ký dài hạn. Theo đó, người học đăng ký sử dụng theo gói truy cập vào một kho các bài học không giới hạn nội dung học. Vì thế, người học có thể tùy ý học theo nhu cầu của mình. Đồng thời, khi kho bài học này có các bài học mới, hay chính bài học cũ được cập nhật thì người học cũng được cập nhật nhanh chóng. Học theo hình thức đăng kí cho phép bạn chỉ cần chi trả cho một khoảng thời gian nhất định mà bạn muốn truy cập nội dung học tập. Chi phí này nhỏ hơn rất nhiều lần việc bạn phải mua vĩnh viễn một bài học, khoá học nào đó, mà sau khi học xong, bạn có thể sẽ không bao giờ sử dụng lại.

Tóm lại, Agile microlearning mang đến những lợi ích thiết thực cho cả người học, nhà quản lí và bộ phận đào tạo và phát triển. Với người học, bài học ngắn tập trung vào khái niệm và quy trình cụ thể giúp việc học trở nên dễ dàng, theo nhu cầu, mọi lúc, mọi nơi. Với nhà quản lí, họ không cần ép buộc nhân viên học tập bởi học tập và làm việc đã hợp nhất với nhau. Với bộ phận đào tạo và phát triển, Agile microlearning giúp dễ dàng xây dựng và triển khai chương trình đào tạo, có thể thêm các nội dung mới và loại bỏ các nội dung lỗi thời, thu thập phản hồi và cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu mà chi phí hiệu quả.