Xu thế sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam: Giải pháp vContract của Viettel

Đối với nhiều doanh nghiệp, ký kết hợp đồng từ lâu vẫn là một công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức. Từ hợp đồng mua – bán hàng hóa, hợp đồng lao động, thử việc, hợp đồng giao dịch… đều cần phải trải qua nhiều bước như in ấn, trình ký, chuyển phát qua lại và lưu trữ. Đối với nhiều người đó không chỉ là cơn ác mộng khi phải chạy qua chạy lại nhiều địa điểm, mà còn là nỗi ngao ngán khi họ liên tục phải “đắm mình” trong bộn bề giấy tờ.

“Để hoàn tất quy trình giao kết trong khu vực TP.HCM thôi cũng mất từ bốn đến năm ngày, nhưng đối với các đối tác ở ngoại tỉnh, thậm chí là ở các vùng xa xôi, hải đảo, nước ngoài thì còn lâu hơn nữa”, ông Nguyễn Hoàng Quốc Tiến, Trưởng ban sản phẩm dịch vụ chuyển đổi số Viettel TP.HCM, chia sẻ tại buổi hội thảo giới thiệu “Giải pháp hợp đồng điện tử vContract và chữ ký số Viettel Cloud-CA” do Trung tâm Thông tin và Thống kê Khoa học và Công nghệ (CESTI) tổ chức vào tháng tám vừa qua. Đó là chưa kể nếu bên A đã ký xong, nhưng chuyển qua bên B thì bên B lại không chấp nhận một điều khoản trong đó, hợp đồng lần nữa lại chuyển về và bắt đầu quy trình lại từ đầu.

Quá trình ký kết truyền thống càng trở nên bất cập hơn khi đại dịch COVID-19 xảy đến, khiến quá trình chuyển phát, đi lại trở nên rất khó khăn. Nhu cầu có được một giải pháp ký kết từ xa trở thành nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp. Ngay cả khi không có đại dịch, việc số hóa hoạt động giao kết, quy trình ký kết hợp đồng cũng là xu hướng tất yếu của thị trường thương mại quốc tế. Kinh doanh bằng hợp đồng điện tử vẫn tương tự như kinh doanh truyền thống, trong đó hàng hóa và dịch vụ được trao đổi qua lại, điểm khác biệt đó là quá trình ký kết diễn ra thông qua phương thức giao tiếp kỹ thuật số.

Viettel là một trong những đơn vị đầu tiên triển khai giải pháp hợp đồng điện tử tại Việt Nam. “Giải pháp mang tên vContract là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và ký kết hợp đồng/văn bản trực tuyến với khách hàng/đối tác.”, ông Tiến cho hay.

Cụ thể, quy trình ký trên vContract gồm bốn bước: Bước một, khởi tạo hợp đồng bằng cách đăng tải file, thiết lập luồng ký, bên A gửi hợp đồng (nếu cần sử dụng mẫu hợp đồng cho những lần sau thì lưu luồng ký mẫu). Bước hai, nền tảng sẽ thông báo tiến trình ký kết qua email, SMS để bên B xem xét và ký duyệt hợp đồng. Bước ba: Bên B ký duyệt. Bước bốn: Sau khi hai bên hoàn thành ký kết, hợp đồng sẽ được Viettel ký xác thực trên hệ thống; bên A và bên B nhận được email hoặc SMS thông báo hoàn thành ký kết.

Toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng của doanh nghiệp đã được rút ngắn lại từ năm ngày xuống chỉ còn khoảng 10 phút. Sau khi hợp đồng hoàn thành, Viettel sẽ mã hóa hợp đồng và lưu trên hệ thống bảo mật database. Như vậy, bên cạnh tính năng ký hợp đồng, nền tảng còn có cả tính năng quản lý và lưu trữ, giúp nhân sự dễ dàng tra cứu, thống kê, phân loại những hợp đồng đã ký và đang chờ ký.

Một trong những điểm mới trong giải pháp ký số điện tử của Viettel, đó là khách hàng có thể ký theo nhiều phương thức đa dạng, từ ký số bằng USB Token, HSM, Mobile CA, cho đến Cloud OTP, ký ảnh kèm eKYC. Điều này đồng nghĩa với việc khách hàng có thể ký bằng thiết bị bảo mật đi kèm, hoặc ký số mọi lúc mọi nơi trên các loại máy tính cá nhân, điện thoại di động, máy tính bảng.

Với phương thức ký số kiểu cũ như USB Token, HSM và Mobile CA, người ký phải mang theo một thiết bị tương thích thì mới có thể ký được. Chẳng hạn, phải có máy tính có cài phần mềm ký số USB Token, thiết bị bảo mật có chức năng quản trị và bảo vệ các cặp khóa, chứng thư số cho các ứng dụng xác thực mạnh và xử lý mật mã - trong trường hợp ký HSM, hoặc SIM - trong trường hợp ký bằng Mobile CA.

Trong khi đó, với các phương thức ký CloudOTP (dịch vụ xác minh và xác thực hai yếu tố, sử dụng một mật khẩu một lần gửi đến người dùng thông qua email, SMS hoặc tin nhắn thoại), Cloud - CA (giải pháp chữ ký số sử dụng công nghệ đám mây - cloud-based) và ký ảnh kèm eKYC (định danh xác thực khách hàng điện tử 100% online dựa vào các thông tin sinh trắc học, nhận diện bằng AI,… mà không cần gặp mặt trực tiếp), người dùng không cần thiết bị bảo mật nào mà chỉ cần sử dụng tài khoản và mật khẩu của mình để ký.

Sự đơn giản hóa này có khiến khả năng bảo mật yếu đi không, nhất là trong một môi trường số vốn rất nhiều rủi ro? Ngược lại, “Viettel đã tích hợp rất nhiều công nghệ nhằm nâng cao khả năng bảo mật và định danh cho quy trình này”, ông Nguyễn Hoàng Quốc Tiến phân tích. Chẳng hạn, công nghệ eKYCFace Matching (đối sánh khuôn mặt) giúp đối chiếu khuôn mặt người thực tế qua ứng dụng điện thoại và khuôn mặt chứng minh nhân dân có phải cùng một người hay không; công nghệ Liveness Check (Kiểm tra giả mạo ảnh selfie) giúp xác minh khách hàng có lấy một hình ảnh của người khác để lên mặt của mình để đăng ký dịch vụ ký hợp đồng hay không. “Thậm chí khi một người để thiết bị quét lên hình ảnh trên máy tính bảng, thiết bị có thể nhận ra đây không phải là người thực tế mà là hình ảnh trên một màn hình thiết bị khác”.

Bên cạnh đó, khi sử dụng chữ ký số từ xa Cloud-CA, các thông tin đều được mã hóa bằng khóa riêng của người gửi, được đính kèm theo văn bản nhằm đảm bảo cho người nhận định danh và xác thực đúng nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu nhận được. Khi sử dụng chữ ký số Cloud CA, mỗi người dùng được cấp cho 1 ID – Số này dựa trên số chứng minh thư điện tử được cấp. Khi người dùng tiến hành ký điện tử một tài liệu nào đó, số ID của người ký được dùng cùng với số mã PIN cá nhân. Ngoài ra, còn có một số bước xác minh khách để đảm bảo chứng minh danh tính người ký một cách chính xác.

Ông Phan Hoàng Việt, Phó Tổng giám đốc, Tổng Công ty Viễn thông Viettel, cũng đã nhiều lần chia sẻ trong các sự kiện, rằng dịch vụ vContract hiện là giải pháp chứng thực hợp đồng điện tử duy nhất ứng dụng công nghệ eKYC kết hợp video call để định danh 100% người dùng trên hệ thống (khi lần đầu tiên đăng nhập), có kết nối với dữ liệu định danh của đơn vị viễn thông lớn nhất Việt Nam, nhằm tăng độ chính xác của phương án định danh. Điều này hoàn toàn hợp lý khi Viettel có một điểm mạnh rất lớn, họ đã có sẵn một cơ sở dữ liệu khoảng 65 triệu khách hàng để đối chiếu được các thông tin trên giấy tờ của cá nhân hoặc doanh nghiệp muốn ký hợp đồng.

Dù các nền tảng ký kết hợp đồng điện tử đã chứng minh được khả năng bảo mật và tính tiện lợi của mình, chúng ta vẫn không khỏi băn khoăn trước một vấn đề lớn: Những hợp đồng này có được công nhận về mặt pháp luật hay không?

Câu trả lời đã đến cách đây hơn một tuần, khi vào ngày 31/8 vừa qua, đã có năm đơn vị đầu tiên được Bộ Công thương thẩm định hồ sơ đạt yêu cầu cấp xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam gồm FPT, Viettel, BKAV, Mobiphone và CMC.

Như vậy, những hợp đồng được ký kết trên nền tảng của năm đơn vị sẽ được xác thực và đẩy lên Trục phát triển Hợp đồng điện tử Việt Nam của Bộ Công thương. Điều này giúp đảm bảo hợp đồng có tính pháp lý và có giá trị như hợp đồng truyền thống theo các quy định của pháp luật.

Trục phát triển Hợp đồng điện tử Việt Nam (www.CeCA.gov.vn) của Bộ Công Thương là một phần trong Chương trình chuyển đổi số quốc gia do Thủ tướng Chính phủ đề ra, hướng tới mục tiêu 50% doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử trong năm 2022, 80% doanh nghiệp sử dụng trong năm 2025, và 100% doanh nghiệp sử dụng trong năm 2030.

Hệ thống trục sẽ là nơi cung cấp thông tin xác thực hợp đồng toàn quốc cho các bên thứ ba, đồng thời là nền tảng hỗ trợ, kết nối các tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử được cấp đăng ký, kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ dấu thời gian, chữ ký số, định danh và xác thực đã được cấp phép. Việc này giúp cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, các bên thứ ba có một cơ quan trung gian đủ tin cậy để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện giao kết, hợp đồng dưới dạng điện tử.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam có thể hỗ trợ ba loại hình hợp đồng theo mức độ bảo mật từ cao đến thấp: Nhóm 1 là “Qualified contract”: Các bên tham gia đều sử dụng chữ ký số CA, áp dụng chủ yếu với các hợp đồng kinh tế giữa các doanh nghiệp. Nhóm 2 là “Advanced contract” - kết hợp giữa chữ ký số và xác thực eKYC, áp dụng đối với những hợp đồng mẫu đã được đăng ký với Bộ Công thương như hợp đồng bảo hiểm, khi sử dụng chỉ cần một bên chữ ký của khách hàng được chứng thực eKYC. Nhóm 3 là “Basic contract” - bên cung cấp dịch vụ sử dụng chữ ký số và bên mua còn lại có thể sử dụng loại hình giao kết hợp đồng trên môi trường trực tuyến, ví dụ như các giao dịch mua bán qua thương mại điện tử. Các doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức tùy theo nhu cầu của mình(1).

Cho đến hiện tại, hầu như năm đơn vị được Bộ Công thương cấp Giấy xác nhận là đơn vị cung Dịch vụ Chứng thực Hợp đồng điện tử đều có thể cung cấp ba loại hình hợp đồng trên, và đã bắt đầu có được những khách hàng của riêng mình. Nền tảng C-Contract của CMC hiện đang cung cấp dịch vụ cho các đối tác như Vinhome, VinFast, Giao hàng nhanh, v.v. với hơn 2 triệu người dùng. Còn nền tảng vContract của Viettel đã thu hút được một số doanh nghiệp như Lotte, Vietlott, Ngân hàng ACB áp dụng.

Đối với ông Đặng Hoàng Hải, Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công thương), Lễ trao giấy xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử vừa qua “là một dấu mốc quan trọng trong quá trình phát triển, ứng dụng hợp đồng điện tử tại Việt Nam”. Song đây mới chỉ là điểm khởi đầu trong một hành trình dài, còn rất nhiều điều cần làm nếu muốn hợp đồng điện tử thực sự thúc đẩy mạnh mẽ thương mại số nói riêng và hoạt động thương mại trong nước, quốc tế nói chung. Trước mắt, thời gian tới Bộ Công thương sẽ cần đảm bảo “triển khai hệ thống Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam sớm kết nối với các hệ thống của Bộ Công an, Bộ Tư pháp, các cơ quan hòa giải, trọng tài thương mại và các nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ cho các CeCA và doanh nghiệp, cá nhân ứng dụng hợp đồng điện tử”.

(1) https://vneconomy.vn/giai-dap-3-cau-hoi-phap-ly-lon-ve-hop-dong-dien-tu.htm