Thêm tiếng ồn cho văn phòng để… tăng hiệu quả làm việc

Giải pháp này xuất phát từ thực tế: Các âm thanh ở công sở dễ gây mất tập trung hơn âm thanh ở quán cà phê.

Tiếng điện thoại reo, tiếng gõ bàn phím máy tính, tiếng sột soạt từ máy in, máy photocopy hay tiếng thảo luận của các đồng nghiệp đều có thể khiến cho môi trường làm việc tại văn phòng cản trở sự tập trung của nhân viên. Mới đây, các nhà nghiên cứu còn phát hiện, chính sự trò chuyện tại văn phòng - nhất là về vấn đề công việc - là nguyên nhân gây mất tập trung nhất tại công sở.

Nhóm nhà khoa học chuyên nghiên cứu về âm thanh tại Đại học Yamaguchi, Nhật Bản đã rút ra kết luận trên sau khi tìm hiểu tác động của tiếng ồn xung quanh đến sự tập trung để xem đâu là tiếng ồn gây khó chịu nhất.

Các tình nguyện viên tham gia nghiên cứu được yêu cầu thực hiện một nhiệm vụ: Đếm các vật xuất hiện trên màn hình máy tính. Cùng lúc, họ được nghe các cuộc hội thoại có ý nghĩa nhất định hoặc các âm thanh ngẫu nhiên, tiếng động vô nghĩa hay những cuộc trò chuyện giữa những người xa lạ. Độ tập trung trong não của các tình nguyện viên được nhóm nghiên cứu giám sát bằng phương pháp đo điện não đồ.

Kết quả cho thấy, các âm thanh như tiếng nhạc hay các cuộc hội thoại có ý nghĩa lại khiến độ tập trung bị gián đoạn lớn hơn, làm cho hiệu suất thực hiện nhiệm vụ đếm các vật thể trên máy tính bị giảm nhiều hơn so với tác động của các âm thanh vô nghĩa. Từ đó, các nhà nghiên cứu so sánh và nhận thấy, làm việc ở một quán càphê còn hiệu quả hơn cả trong một văn phòng bận rộn.

“Làm việc ở một quán càphê ồn ào có thể còn đem lại năng suất cao hơn làm việc trong một văn phòng bận rộn, bởi vì những câu tán gẫu vô nghĩa sẽ không gây mất tập trung bằng các cuộc trò chuyện của đồng nghiệp” - nhóm nghiên cứu cho biết trên Telegraph.

Trước đó, một khảo sát do tổ chức CareeBuilder (Mỹ) thực hiện trên 2.175 nhà quản lý nhân lực tại các văn phòng, công ty ở Mỹ cũng cho thấy, những yếu tố như điện thoại thông minh, cuộc trò chuyện của đồng nghiệp và cả phản hồi từ mạng xã hội cũng khiến năng suất tại công sở bị giảm sút nghiêm trọng.

“Internet, điện thoại di động và đồng nghiệp tạo ra rất nhiều kích thích tại nơi làm việc ngày nay. Rất dễ để thấy được người lao động đã bị mất tập trung như thế nào” - Rosemary Haefner - người phụ trách nguồn nhân lực của CareerBuilder nói.

Các văn phòng dạng mở đang trở thành xu hướng trong nhiều doanh nghiệp. Dạng thiết kế này làm tăng khả năng hợp tác giữa các nhân viên, nhưng cũng dễ tạo ra những âm thanh gây mất tập trung hơn. Để đảm bảo vừa tăng sự hợp tác lại tăng năng suất lao động, việc tái thiết kế lại văn phòng làm việc dạng mở trở nên rất cần thiết.

“Các cuộc trò chuyện xung quanh thường làm giảm năng suất hoạt động công việc được thực hiện trong văn phòng có không gian mở. Bởi vì rất khó để ngăn các âm thanh trong một không gian như vậy, trừ phi làm giảm tác động của các cuộc hội thoại có ý nghĩa bằng những âm thanh khác có thể đem lại ảnh hưởng tốt hơn hoặc một môi trường âm thanh thoải mái hơn” - TS Takahiro Tamesue - tại Đại học Yamaguchi nói.

Nhiều văn phòng mở hiện nay còn áp dụng công nghệ làm giảm tiếng ồn, chẳng hạn sử dụng các dịch vụ nhắn tin tức thời như Slack hay Gchat, cho phép các nhân viên liên lạc trong nhóm hoặc hai người một mà không can thiệp vào sự tập trung của người khác. Những không gian dành riêng cho các cuộc trò chuyện điện thoại riêng tư cũng được nhiều doanh nghiệp chú trọng thiết kế. Văn phòng báo Slate ở New York (Mỹ) còn thiết kế một gian cách âm dành cho bất cứ ai gọi hay nghe điện thoại.

Trụ sở của Công ty nghiên cứu tài chính Mornigstar tại Chicago (Mỹ) còn áp dụng các loa có khả năng phát trực tiếp tiếng ồn trắng - loại tiếng ồn có tần số thấp, được tạo ra bởi nhiều âm thanh khác nhau - vào không gian văn phòng để làm nhiễu các âm thanh gây mất tập trung, giúp các nhân viên làm việc hiệu quả ngay cả khi đồng nghiệp đang trò chuyện, hay các thiết bị điện tử như máy in, bàn phím máy tính phát ra tiếng ồn.