Hiện nay, có rất nhiều người sử dụng PowerPoint để tạo các Slide trình chiếu phục vụ cho những mục đích khác nhau. Để sử dụng PowerPoint đơn giản và hiệu quả hơn thì bạn nên biết về các phím tắt.
Powerpoint là phần mềm trình chiếu do hãng Microsoft phát triển. Nó nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. PowerPoint cho phép bạn tạo dựng những Slide (lát cắt) thể hiện những chủ điểm, thông điệp đi kèm với những hiệu ứng. MS PowerPoint thường được dùng để xây dựng bài giảng điện tử, thuyết trình, thậm chí là để quảng cáo, làm phim hoạt hình và trình diễn ảnh.
Để sử dụng PowerPoint đơn giản và hiệu quả hơn thì bạn nên biết về các phím tắt. Bài viết sau đây sẽ trình bày 18 phím tắt “đáng giá” trên Powerpoint.
1. Tạo slide trong chớp mắt
Để tạo một slide, người dùng thường bấm chuột phải rồi chọn “New Slide”, rất tốn thời gian. Thao tác sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian:
-Ctrl + M: Tạo slide mới.
-Ctrl + D: Copy slide sẵn có (duplicate) thành slide mới.
2. Tránh gây xao nhãng khi thuyết trình
Để tránh gây xao nhãng cho người nghe thuyết trình, bạn hãy dùng những phím tắt sau khi đang trình chiếu:
- Phím B: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu đen.
- Phím W: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu trắng.
3. Viết, vẽ lên màn hình trình chiếu
Có nhiều trường hợp, trong khi thuyết trình, bạn muốn trực tiếp tương tác lên slide bằng cách khoanh tròn những con số quan trọng chẳng hạn. Lúc này, bạn thường hay click chuột phải vô màn hình và chọn “Pointer Option” rồi chọn “Pen”. Thao tác này sẽ nhanh chóng nếu người dùng sử dụng các phím tắt sau:
- Ctrl + P: Biến con trỏ thành viết để vẽ lên màn hình chiếu.
- Ctrl + E: Biến con trỏ thành cục tẩy để xóa những nét vừa vẽ.
4. Bật màn hình trình chiếu
Để không phải mất thời gian tìm và click đúng chỗ nút trình chiếu trên giao diện phần mềm powerpoint, người dùng có thể dùng phím tắt sau:
- F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay từ đầu.
- Shift F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay slide đang mở hiện tại.
5. Di chuyển slide một cách nhanh chóng
Sau khi thuyết trình xong, đến phần hỏi đáp, khán giả thường hỏi ở những slide nào đó bất kỳ. Thông thường, bạnphải thoát màn hình trình chiếu ra, rồi rê chuột đến slide đó và mở lên lại. Hãy thử làm cách chuyên nghiệp hơn sau đây:
- 1 + Enter: Trở lại slide mở đầu.
- Số thứ tự slide + Enter: Trở lại slide với số thứ tự tương ứng (với điều kiện bạn phải nhớ slide là slide số bao nhiêu).
6. Cân chỉnh các ký tự nhanh hơn
Để thực hiện việc điều chỉnh kích cỡ chữ nhanh hơn và không mất công và những thao tác vô bổ, hãy thử các phím tắt sau:
- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ chữ.
- Ctrl + Shift + <: Giảm kích cỡ chữ.
- Shift + F3: Chuyển chữ thường thành chữ in hoa.
7. Canh lề trái phải trong một nốt nhạc
Giờ đây, bạn không cần phải rê chuột lên thanh công cụ và chọn cách canh lề phù hợp nữa. Hãy thử những tổ hợp phím sau để tiết kiệm thời gian:
- Ctrl + E: Canh giữa.
- Ctrl + L: Canh trái.
- Ctrl + R: Canh phải.
- Ctrl + J: Canh đều.
8. Phím redo huyền thoại
Nếu người dùng muốn quay lại thao tác trước đó thì họ thường dùng tổ hợp phím Ctrl + Z (Undo). Thế nhưng, không phải ai cũng biết phím tắt của thao tác Redo. Hãy sử dụng phím tắt sau:
- Ctrl + Z: Undo.
- Ctrl + Y: Redo.